Журнал регистрации командировочных удостоверений образец

Лабораторная работа № 1. Генератор командировочных удостоверений

Цель – рассмотреть возможность автоматизации рабочего процесса делопроизводства на примере оформления командировочных удостоверений.

Задание: Автоматизировать процесс заполнения командировочных удостоверений сотрудником отдела кадров. Процесс автоматизации заключается в использовании электронных таблиц Excel для заполнения бланка командировочного удостоверения и последующему выводу его на печать. Основным элементом приложения, на основании данных которого будут генерироваться командировочные удостоверения, является журнал регистрации.

Записать два макроса: «Вывод на печать лицевой стороны КУ», «Вывод на печать обратной стороны КУ».

1. Журнал регистрации командировочных удостоверений (КУ)

Журнал регистрации КУ представляет табличную базу данных, или с позиции Excel – список. Поля базы данных расположите в любом, удобном для пользователя порядке, например, как показано на рис.1. и 2.

1. В ячейку А1 ввести наименование предприятия – ОАО «Зодиак». При проектировании зададимся условием, что разрабатываемое приложение будет содержать до 200 записей. Поэтому ограничьте вертикальное расположение таблицы 200-й строкой.

2. Ввод таблицы начинается со строки №3. Данные в столбцы A, B, C, D, E, F, G, I, J, L, M вводятся (согласно рис. 1, 2), столбцы H и K – рассчитываются.

3. В столбце Н «Дата и номер командировочного удостоверения», в ячейку Н4 может быть введена формула (1), которая соединяет первые элементы текста в столбце G – «Дата и номер приказа», и порядковый номер документа в журнале регистрации.

Рис.1. Левая область журнала регистрации командировочных удостоверений на рабочем листе ЖурналРегистрацииКУ

Рис.2. Правая область журнала регистрации командировочных удостоверений на рабочем листе ЖурналРегистрацииКУ

4. Для автоматического определения продолжительности командировки в ячейку К5 «Срок командировки» введите формулу (2), которая вычитает из даты прибытия дату выбытия и прибавляет значение 1.

2. Командировочное удостоверение

1. Создать форму командировочного удостоверения (рис. 3). При создании формы командировочного удостоверения на рабочем листе КомандировочноеУдостоверение, не следует пренебрегать объединением ячеек и переносом текста в ячейках с формулами, созданием границ различной толщины (линии ограничивающие границы ячеек), применением различных шрифтов и их размеров.

Рис. 3. Форма командировочного удостоверения

2. Ввести в ячейку L1 цифру 1, порядковый номер первого сотрудника с таблице «Журнал командировочных удостоверений». По значению порядкового номера, введенного в эту ячейку, будет осуществляться поиск всех данных в журнале регистрации для заполнения выведенного на экран монитора командировочного удостоверения на конкретного работника.

3. Функция, на которой базируется автоматизация заполнения командировочного удостоверения – функция поиска ВПР. В ячейку Е3 (Фамилия, имя, отчество) ввести формулу (3).

4. Остальные формулы (кроме формулы в ячейке D5) отличаются от описанной выше только номером столбца в третьем аргументе. Значения аргументов:

• Видео (кликните для воспроизведения).

  5 – ячейка F7 (пункт назначения);

• 6 – ячейка D9 (наименование предприятия);

• 11 – ячейка G12 (срок командировки);

• 12 – ячейка D13 (цель командировки);

• 7 – ячейка G15 (приказ от);

• 13 – ячейка I16 (паспорт серии);

• 8 – ячейка В11 (дата и номер командировки).

По ссылке на ячейку А1 листа ЖурналРегистрацииКУ осуществляется ввод текста наименования предприятия. Первая функция ВПР производит поиск должности работника, а вторая — наименования отдела, в котором он работает. Все определенные текстовые значения (предприятие, должность и наименование отдела) соединены функцией СЦЕПИТЬ с разделением между собой знаками запятых и пробелами.

6. Ввести обратную сторону командировочного удостоверения. Обратная сторона командировочного удостоверения расположена на том же рабочем листе «КомандировочноеУдостоверение», ниже области занимаемого лицевой стороной документа (рис. 4.).

Рис.4. Обратная сторона командировочного удостоверения

Модуль формирования даты прописью представлен на рис. 5.

Рис.5. Модуль написания даты прописью с формулами

Для того, чтобы организовать модуль формирования даты прописью необходимо:

1. В ячейку L25 «Вход модуля» в вести формулу (5). Это ячейка для ввода даты, которая будет отображена в виде текстовой строки. В ячейку входа модуля может быть введена дата с клавиатуры, указана ссылка на ячейку содержащей дату или формула, возвращающая эту дату.

2. В ячейку M25 «Промежуточные вычисления» ввести формулу (6):

Видео (кликните для воспроизведения).

3. В ячейку N25 «Выход модуля» ввести формулу (7). В этой ячейке, окончательно формируется текстовая запись введенной на вход даты. На выход модуля может быть указана ссылка, из ячейки в которой должен находиться текст даты.

Владимир Ежов

Позвольте представиться на нашем ресурсе. Меня зовут Владимир Ежов. В настоящее время я уже более 6 лет работаю юрисконсультом в крупной компании. Я считаю, что являюсь специалистом в этом направлении, хочу помочь всем посетителям сайта решать разнообразные задачи.
Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести как можно доступнее всю требуемую информацию. Перед применением описанного на сайте всегда необходима ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ консультация с профессионалами.