Табельный лист

Полное раскрытие темы с комментариями профессионалов в статье: "Табельный лист". Если в процессе прочтения возникнут вопросы, вы можете задать их дежурному юристу.

Табельный лист 139

Табели учета рабочего времени были утверждены в 2001 году как первичные документы, обязательные к применению. Однако 1 января 2013 года в силу вступила поправка, которая отменяет обязательное условие по применению унифицированных форм. Теперь каждая организация может самостоятельно разрабатывать бланки и формы, включая в них все требуемые законом реквизиты.

Многие предприятия продолжают пользоваться унифицированными бланками Т-12 и Т-13, потому что самостоятельная разработка форм — дело накладное, а отказ от их ведения может повлечь некоторые нежелательные последствия со стороны налоговой службы и ФСС.

Заполнение табелей требует от исполнителя, коим в отсутствие кадровика является бухгалтер, внимательности, знания условных обозначений и основных правил внесения данных в документ. В противном случае неизбежны ошибки, которые приведут к несправедливому распределению фонда оплаты труда.

Для чего нужен табель, разница между формами Т-13 и Т-12

Табельный лист 81

Табель учета рабочего времени скачать бланк формы Т-12 можно, кликнув по ссылке. Документ отражает все текущие сведения об отработанных человек-часах, неявках по уважительным или неуважительным причинам каждого сотрудника предприятия. В конце каждого месяца табель закрывается, а на основе содержащихся в нем данных бухгалтерия производит расчет заработка.
Использование табелей учета удобно и наглядно, поэтому их ведение обосновано. Они позволяют следить за трудовой дисциплиной, на основании анализа которой руководитель решает, поощрять сотрудника премией или наказывать лишением надбавок.

Каждая организация определяет список используемых форм в учетной политике предприятия. Использование той или другой формы обусловлено способами ведения учета. Если он производится вручную, применяется Т-12, если посредством программного обеспечения — Т-13.

Бланк табеля Т-12 располагается на 2 бумажных листах, каждый размером 2/3 формата А 3. Он заполняется в единственном экземпляре и в конце месяца после визирования руководителем отправляется в бухгалтерию на оплату.

Табель учета рабочего времени Т-13 весь месяц существует в электронном виде. Ежедневно в него вносится нужная информация, реквизиты предприятия и данные о работниках проставляются автоматически. По окончании отчетного периода заполненный бланк распечатывается на листе А3 и отправляется на подпись к руководителю, а от него — в бухгалтерию.

О том, как в специальной программе создать табель, смотрите в видео.

Как заполнить?

Табельный лист 76

Электронный табель учета рабочего времени (форма Т-13) вы также можете скачать с нашего сайта. Заполнение табеля производится ежедневно в течение календарного месяца. По окончании этого срока подсчитывается количество часов, отработанных каждым сотрудником. При начислении заработной платы учитываются неявки работника, которые также вносятся в бланк.

Обе типовые формы содержат один набор реквизитов и условных обозначений, поэтому принципы их заполнения одни и те же. Бланки располагаются на двух сторонах листа в книжном расположении.

1 раздел: 

учет рабочего времени. В шапке документа обязательно указывается:

  • наименование предприятия вместе с правовой формой (ИП, ООО, ОАО и так далее);
  • код по ОКПО;
  • отчетный период (с первого по последний день месяца);
  • номер документа.

Ячейка «Дата документа» заполняется в последний день перед отправкой на утверждение руководителя.

1-й столбец таблицы учета содержит порядковый номер работника, начиная от единицы.

2-й столбец — фамилия и инициалы каждого сотрудника вместе с занимаемой им должностью. Эти данные берутся из личных карточек работников по форме Т-2. Порядок внесения строго не определен, но чаще всего фамилии вносятся по алфавиту либо по табельному номеру, который вписывается в соседний 3-й столбец.

4-й и 6-й столбцы — это основная часть документа, в которую и вносятся числовые или буквенные условные обозначения отработанных часов за каждый день. Верхняя строчка используется для внесения кодов, нижняя — часов. В бланке Т-13 обе половины месяца отмечаются в 4 столбце, тогда количество строк у каждого работника удваивается.

5-й и 7-й — промежуточные итоги за первую и вторую половину месяца соответственно.

Остальные графы таблицы с 8-й по 17-ю заполняются в конце периода на основании подтверждающих документов (больничных, приказов, объяснительных записок):

  • 8-13 — количество дней (верхняя строка) и часов (нижняя строка) с отдельным подсчетом сверхурочных часов и времени, отработанного в праздничные дни и ночью;
  • 14-16 — количество неявок с указанием кода причины;
  • 17 — сумма выходных дней за месяц.

2 раздел: расчет с персоналом.

Эта часть таблицы расположена на 3 странице содержит вид оплаты и коррсчет, ее заполняет бухгалтерия на основании «Плана счетов». В табеле Т-12, если для всех работников эти параметры одинаковы, сотрудник расчетного отдела заполняет графы 18-22, а если каждый работник проходит по разным видам оплаты, нужные коды и цифры вставляются в столбцы 18-34.

Столбцы 35-55 содержат статистическую информацию по каждому работнику и итоговые показатели работы подразделения за месяц: количество человеко-дней и человеко-часов, списочную численность работников и так далее.

В табеле Т-13, который заполняется автоматически на основании информации из бухгалтерской программы, заполнению подлежат 7-9 графы в первом случае и 9-я графа в случае применения нескольких тарифных ставок.

Расшифровка условных обозначений

Табельный лист 175

Каждый тип работы или неявки на рабочее место имеет цифровой и буквенный код. Определено 36 факторов, влияющих на расчет заработной платы.

Первая группа кодов касается обозначения человеко-часов при разных режимах работы. Чаще всего используется первый код:

  1. Я (01) — дневная.
  2. Н (02) — ночная.
  3. РВ (03) — в официальные праздничные и выходные дни.
  4. С (04) — сверхурочная.
  5. ВМ (05)- вахтовым методом.

Если сотрудник уезжал в командировку, ставятся следующие коды обозначения:

  1. К (06) — служебная командировка.
  2. ПК (07) — отправка на повышение квалификации работника вне производства.
  3. ПМ (08) — повышение квалификации в другой местности.

Третья группа кодов используется при уходе сотрудников в учебный, ежегодный или декретный отпуск:

  1. ОТ (09) — ежегодный отпуск.
  2. ОД (10) — оплачиваемый дополнительный отпуск.
  3. У (11) — учебный отпуск, оплачиваемый на основании справки-вызова.
  4. УВ (12) — частично сохраненная зарплата для обучающихся без отрыва от производства.
  5. УД (13) — учебный отпуск без оплаты при отсутствии справки-вызова.
  6. Р (14) — отпуск, который оплачивается предприятием при уходе работницы в декрет на поздних сроках беременности.
  7. ОЖ (15)- отпуск по уходу за ребенком до трех лет.
  8. ДО (16) — неоплачиваемый отпуск с разрешения работодателя (отгул).
  9. ОЗ (17) — неоплачиваемый отпуск по причинам, обозначенным в ТК.
  10. ДБ (18) — дополнительный неоплачиваемый отпуск.
  11. Б (19) — отпуск по временной нетрудоспособности с назначением пособия (больничный).
  12. Т (20) — больничный отпуск без пособия.

Если сотрудник не вышел на работу или отработал неполный день, оплата начисляется в соответствии с кодами:

  1. ЛЧ (21) — сокращенный рабочий день по причинам, обозначенным в ТК.
  2. ПВ (22) — вынужденный отгул в случае незаконного отстранения или увольнения.
  3. Г (23) — неявка в результате выполнения общественных или государственных обязанностей.
  4. ПР (24) — прогулы без уважительных причин, если работник не предупредил заранее, для чего пишется заявление в отдел кадров.
  5. НС (25) — сокращенный рабочий день по инициативе работодателя.
  6. В (26) — выходные и праздничные дни.
  7. ОВ (27) — дополнительные оплачиваемые выходные дни.
  8. НВ (28) — неоплачиваемые выходные дни.
  9. ЗБ (29) — забастовка, официально заявленная профсоюзом.
  10. НН (30) — прогул по невыясненным причинам, ставится до их выяснения.
  11. РП (31) — простой из-за работодателя.
  12. НП (32) — простой из-за внешних причин.
  13. ВП (33) — простой из-за работника, обычно сопровождается штрафами.
  14. НО (34) — отстранение от работы с сохранением оплаты.
  15. НБ (35) — отстранение без сохранения оплаты труда.
  16. НЗ (36) — приостановка работы из-за задержки зарплаты.

О других документах на предприятии, таких как

актыдоверенностижурналыинструкцииписьмаплатежные ведомостисправки и карточки

, а также что собой представляет

медкнижкатрудовая книжка

и

характеристика

, читайте на нашем сайте.

Как внести изменения?

В случае выявления ошибки при заполнении табелей учета рабочего времени, исправления вносятся на основании документов, которые могут подтвердить новые данные. Наибольшую сложность представляет заполнение бланка T-12 от руки, поскольку требуется полное отсутствие помарок и подчисток. В случае допущения ошибки, такой бланк заполняется заново.

Если нужно внести структурные изменения в сам бланк табеля, руководитель предприятия издает приказ, в котором обосновывает внесение изменения. Например, он нужен, если организация хочет использовать дополнительные условные обозначения работы, не предусмотренной в типовом бланке.

Итак, ведение и заполнение предприятием табеля учета использования рабочего времени является обязательным для любого физического или юридического лица, но закон предоставляет некоторую свободу при выборе формы табелей, позволяя вносить в них изменения, которые признаны компанией целесообразными. Они должны содержать обязательный набор реквизитов, которые можно дополнить по желанию работодателя.

Наиболее целесообразным в данном случае представляется использование унифицированных форм Т-12 и Т-13, которые различаются способом заполнения, но при этом содержат одинаковый набор данных и заполняются аналогично.

Об оформлении и хранении табеля рассказывается в коротком видеоролике.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
 
+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

Этот документ напрямую связан как с кадровым учетом, так и используется для целей бухгалтерского учета. Его отсутствие может повлечь за собой крупные штрафные санкции со стороны Инспекции по труду и фискальных органов.

В настоящей статье речь пойдет о специфике этого документа, правилах и регулярности его заполнения, о том, кто обязан вести табель, о законодательных нормах учета рабочего времени и о проблемах, с которыми сталкиваются кадровые специалисты.

Читайте так же:  Порядок введения суммированного учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени: типовой бланк

Учет рабочего времени производится на каждом предприятии любой формы собственности для целей бухгалтерского учета, в части начисления заработной платы и определения затрат производственной деятельности.

Типовая форма Табеля учета рабочего времени (бланк) была принята 8 лет назад, в 2009 году. Именно тогда издан Приказ Госкомстата №489.

СКАЧАТЬ БЛАНК ТАБЕЛЯ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Форма Табеля не относится к бланкам строгой отчетности, впрочем, даже его вид может быть несколько видоизменен в зависимости от особенностей нормирования рабочего времени на предприятии. Ориентировочная форма бланка может быть дополнена сведениями о простоях, неявках по неустановленным причинам, данными о специальных отпусках, дополнительных сменах и т.п. В Приказе №489 это обстоятельство оговаривается, потому предлагаемая форма бланка имеет исключительно рекомендательный характер.

Кто уполномочен вести Табель на предприятии

Споры о том, чья обязанность вносить данные об отработанных сменах или рабочих днях, как правило, ведутся между бухгалтерами и сотрудниками кадровых департаментов. И те, и другие используют данные в своей работе:

бухгалтеры для расчета аванса, зарплаты, компенсации за неиспользованный отпуск, доплаты за переработку, по больничным листам и т.п. Работники HR-отделов – для составления графика отпусков, подсчета дней отпуска, в том числе при определении неиспользованных дней отпуска при увольнении работника.

Как показывает практика, Табель сподручнее заполнять тем, кто работает в тесном контакте с руководителями отделов, филиалов, цехов, объектов и т.п.

Очевидно, что это работники HR (Human Resource), за ними и закрепляется обязанность учета рабочего времени, о чем издается соответствующий

Приказ по предприятию. Это важный процедурный момент, который наделяет кадровиков не только обязанностями, но и соответствующими полномочиями, в частности, правом требовать от руководителей отделов и служб своевременную и достоверную подачу информации о занятости работников.

Табель – один из важных внутренних документов на предприятии

Еще один существенный момент, на который стоит обратить внимание:

наличие Табеля на предприятии обязательно, поскольку он является основанием для начисления заработной платы. Если допустить, что этот первичный документ отсутствует, то при проведении инспекции представителями фискальных органов возникнут серьезные проблемы по вопросу правомерности отнесения фонда оплаты труда на затраты предприятия. Чем это может грозит, вероятно, догадываются (или знают наверняка) большинство бухгалтеров и руководителей.

Уполномоченным органом, который также имеет право проверить наличие Табеля, является Государственная инспекция Украины по вопросам труда.

Ошибочно считать, что наличие Табеля на предприятиях малого бизнеса необязательно. Те, кто отстаивает право малым предприятиям не вести

Табель учета рабочего времени, аргументируют это отсутствием четкой формулировки в законодательстве о предполагаемых штрафных санкциях.

Такие специалисты уверены в том, что отсутствие Табеля никоим образом не повлияет на начисление заработной платы и полагаются на данные штатного расписания и поступающие листы нетрудоспособности. В этом случае стоит вспомнить, что Табель содержит информацию не только о выходах на работу, но и об отпусках, в том числе и учебных, о работниках, убывших в командировку, находящихся в т.н. «отгулах», отработавших дополнительное или сверхурочное время.

Табель содержит еще много разнообразной информации, которая является основанием для правильного начисления всех видов оплаты. Ну, и еще один важный момент: следует знать, что Кодекс об административных правонарушениях Украины, статья 166.8 содержит прямую ссылку на привлечение к ответственности должностных лиц за препятствие контролирующим органам осуществлять контроль за соблюдением трудового законодательства.

Размер административного штрафа может быть от 50 до 100 нмдг. Очевидно, что эта норма распространяется на отказ в предоставлении контролирующим органам Табеля для проверки. Подробнее ознакомиться с текстом статьи 166.8 можно по ссылке

Стаття 188-6. Невиконання законних вимог посадових осіб центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику з питань нагляду та контролю за додержанням законодавства про працю, або створення перешкод для діяльності цього органу

Невиконання законних вимог посадових осіб центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику з питань нагляду та контролю за додержанням законодавства про працю, щодо усунення порушень законодавства про працю та загальнообов’язкове державне соціальне страхування або створення перешкод для діяльності цього органу — тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб від п’ятдесяти до ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

{Кодекс доповнено статтею 188-6 згідно із Законом № 8/95-ВР від 19.01.95, із змінами, внесеними згідно із Законами № 55/97-ВР від 07.02.97, № 666/97-ВР від 21.11.97; в редакції Закону № 1725-IV від 18.05.2004; із змінами, внесеними згідно із Законами № 1027-VI від 19.02.2009, № 5462-VI від 16.10.2012}

[1]

Заполнение табеля учета рабочего времени: рекомендации и особенности

  • Сведения вносятся за каждый день, смену
  • Табель создается за несколько дней до начала нового периода учета
  • Метод заполнения может быть сплошного заполнения или учета отклонений. Первый способ является наиболее распространенным, но допускается применение второго способа, при котором отмечаются отклонения от запланированного графика.
  • Табель создается на каждый месяц
  • Табель создается для каждого отдела, цеха, структурного подразделения или филиала.
  • Отметки о больничных или отпуске производятся на основании соответствующих документов. Если такого документа при заполнении. Табеля нет, ответственным работником проставляется отметка о том, что работник отсутствует по неизвестной причине.
  • Для увольняющихся сотрудников или тех, кто только принят на работу, создается новый Табель
  • Табель с заполненными данными подается в бухгалтерию не реже двух раз в месяц: перед начислением аванса и по окончанию месяца для начисления зарплаты.

Условные обозначения

При заполнении Табеля учета рабочего времени 2019 года, как и ранее, предусмотрены обозначения в виде буквенных сочетаний и цифровых обозначений. Им сопутствует текстовая расшифровка, которая в словесной форме описывает, что делал тот или иной сотрудник каждый рабочий день. В этом документе указывается, сколько часов было отработано всего на предприятии.

  • 01 Р — Часы работы, предусмотренные колдоговором
  • 02 РС — Часы работы работников, которым установлен неполный рабочий день (неделя) в соответствии с законодательством
  • 03 ВЧ — Вечерние часы работы
  • 04 РН — Ночные часы работы
  • 05 НУ — Сверхурочные часы работы
  • 06 РВ — Часы работы в выходные и праздничные дни
  • 07 ВД – Командировка
  • 08 В — Основной ежегодный отпуск (ст. 6 Закона об отпусках)
  • 09 Д — Ежегодный дополнительный отпуск (ст.ст. 7, 8 Закона об отпусках)
  • 10 Ч — Дополнительный отпуск, предусмотренный ст.ст. 20, 21, 30 Закона № 796
  • 11 ТВ — Творческий отпуск (ст.16 Закона об отпусках)
  • 12 Н — Дополнительный отпуск в связи с обучением (ст.ст. 13, 14, 15, 151 Закона об отпусках)
  • 13 НБ — Отпуск без сохранения заработной платы в связи с обучением (п.п. 12, 13, 17 ст. 25 Закона об отпусках)
  • 14 ДБ — Дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в обязательном порядке (ст. 25 кроме п.п. 3, 12, 13, 17 Закона об отпусках)
  • 15 ДО — Дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, имеющим детей (ст. 19 Закона об отпусках)
  • 16 ВП — Отпуск по беременности и родам (ст. 17 Закона об отпусках) и отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста (ст.
    18 Закона об отпусках)
  • 17 ДД — Отпуск по уходу за ребенком до достижения им 6-летнего возраста (ст. 25 п. 3 Закона об отпусках)
  • 18 НА — Отпуск без сохранения заработной платы по соглашению сторон (ст. 26 Закона об отпусках)
  • 19 БЗ — Прочие отпуска без сохранения заработной платы (на период прекращения выполнения работ)
  • 20 НД — Неявки в связи с переводом по инициативе работодателя на неполный рабочий день (неделю)
  • 21 НП — Неявки в связи с временным переводом на работу на другое предприятие на основании договоров между субъектами хозяйствования
  • 22 ІН — Прочее неотработанное время, предусмотренное законодательством (выполнение государственных и общественных обязанностей, допризывная подготовка, военные сборы, донорские, отгул и т.д.)
  • 23 П – Простой
  • 24 ПР – Прогулы
  • 25 С — Массовые невыходы на работу (забастовки)
  • 26 ТН — Оплачиваемая временная нетрудоспособность
  • 27 НН — Неоплачиваемая временная нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой и пр., подтвержденная справками лечебных учреждений)
  • 28 НЗ — Неявки по невыясненным причинам
  • 29 ІВ — Прочие виды неявок, предусмотренных коллективными договорами, соглашениями
  • 30 І — Прочие причины неявок

Важно: при приеме на работу каждому работнику присваивается свой табельный номер, для совместителей создается отдельный табельный номер.[2]

Особенности табелирования отпуска работника

Если на период отпуска работника приходится праздничный день, то в Табеле он обозначается «СВ». Этот день не учитывается в отпускном периоде, увеличивая отдых работника. Например, у работника отпуск с 1 марта сроком на 21 день. В этот период попадает 8 марта, который считается праздничным. Таким образом, работник «отгуляет» 22 дня, из которых 21 день отпуска и 1 праздничный день.

Виды отпусков, которые находят отражение в Табеле:

  • Предоставляемый ежегодно
  • Учебный
  • Ряд видов дополнительного отпуска
  • Творческий
  • Без денежного содержания

В свою очередь отпуска без денежного содержания, их еще называют «за свой счет» или «административные», подразделяются на:

  1. По соглашению сторон
  2. Учебный
  3. Дополнительный
  4. На период прекращения работ

Работник в командировке, как заполнить Табель

Отбытие в командировку работника происходит на основании Приказа, изданного по предприятию. В нем указывается место назначения командированного лица, продолжительность командировки, дата прибытия и убытия из командировки. Табелирование командировочных происходит на основании командировочного удостоверения и Приказа.

Читайте так же:  Заявление на увольнение во время отпуска

В Табеле дни, проведенные в командировке, отмечаются кодом «ВД» и указанием продолжительности рабочего дня в часах. Если на время командировки приходится выходной день, то в Табеле он обозначается кодом «ВД» и «х» в ячейке, где обычно проставляется продолжительность рабочего дня.

Порядок учета командировок регламентируется Инструкцией о служебных командировках. Полный текст здесь

http://zakon0.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#n11 .

Если изложить кратко суть учета времени, проведенного в командировке, то следует обратить внимание на следующее:

  • Командированный сотрудник работает по такому же распорядку, как установлено в компании (предприятии).
  • Если в период командировки попал выходной день, он должен быть использован для отдыха.
  • За работу в выходной или праздничный день в командировке полагается соответствующая оплата или отгул.
  • При отбытии или прибытии в командировку в выходной день (если это происходит в соответствии с Приказом) работник вправе получить другой день для отдыха.

Табелирование работы в выходной день

В ряде компаний нередко возникают ситуации, когда требуется поработать в выходной день. В этом случае работники кадровых департаментов предупреждают работника о том, что работа в выходной день будет оплачена по двойному тарифу или, по желанию работника, ему будет предоставлен отгул.

Эта норма регламентируется 72-й статьей Кодекса законов о труде Украины.

В Табеле работа в выходной (нерабочий) день для работника будет обозначен кодом «РВ». Это будет основанием для бухгалтера произвести соответствующие начисления заработной платы.

Листы нетрудоспособности (больничные) в Табеле

Ранее уже говорилось о том, что внесение в Табель данных должно иметь под собой документальное подтверждение. В большей мере это относится в случаях, когда работник болеет или отсутствует по другим причинам.

Если работник кадровой службы не обладает достоверной информацией о причинах отсутствия работника, то при заполнении Табеля проставляется код «НЗ» — отсутствие по неизвестной причине.

После предоставления листа нетрудоспособности ответственный за заполнение Табеля вносит коррективы, проставляя код «ТН» — оплачиваемая временная нетрудоспособность. Если лист нетрудоспособности не предоставлен или он не соответствует требованиям по оформлению, то код «НЗ» корректируется на «НН» — неоплачиваемая временная нетрудоспособность.

Этот пример еще раз демонстрирует то, что по окончанию месяца Табель подвергается окончательным корректировкам и является наиболее достоверным отражением информации об отработанном времени на предприятии.

Увольнение: как следует заполнить Табель

На предприятии увольнения или прием на работу далеко не всегда совпадает с началом месяца. Увольняются в силу различных причин в середине месяца, а набор работников в развивающуюся молодую компанию может проводиться еженедельно, а то и ежедневно. В такой обстановке отдел кадров работает с повышенной нагрузкой, генерируя горы документации, в том числе и табеля учета рабочего времени.

Рассмотрим пример увольнения работника по собственному желанию или по согласию сторон в течение месяца: приказ о событии условно датируем 10 сентября. В этом случае HR-служба создает отдельный Табель на сентябрь, где будет указана только одна фамилия, напротив которой будут стоять отметки об отработанных часах по 10 сентября. Начиная с 11 сентября в Табеле напротив уволенного работника проставляются незамысловатые «х» на все оставшиеся до конца месяца дни.

Заполненный Табель передается в бухгалтерию (отдел учета) для проведения расчета за отработанное время, а также за неиспользованные дни отпуска. Порядок предоставления компенсации за неиспользованный отпуск регламентируется Законом «об отпусках» ст.24.

Подобный образом табелируется вновь принятый работник:

  • Составляется отдельный Табель
  • Записываются (или вносятся в электронную базу данных) рабочие часы со дня трудоустройства
  • Временной отрезок с 1-го числа месяца и до даты приема на работу обозначаются символом «х»

Табель при суммированном учете

Такой вид учета практикуется в компаниях, где в силу ряда специфических особенностей не может быть соблюдено строгое дневное или недельное нормирование. Обычно это относится к производствам с непрерывным производственным циклом или предприятиям развлекательной индустрии, розничным предприятиям, ведущим круглосуточную работу, другим сервисным городским службам.

Суммированный учет допускается после согласования с профсоюзом и заключается в том, чтобы принимать к учету общий объем отработанного времени. В этом случае очень важно соблюсти нормальную продолжительность (ст.50 КЗоТ Украины). Как известно каждому HR, нормальная продолжительность – это 40-часовая неделя.

На примере это выглядит так:

Работник, продолжительность смены которого равняется 12 часам, начал работу 10 апреля в 18 часов, а закончил смену 11 апреля в 6 час.

Табелирование происходит не с указанием смены, а с отметками об отработанном времени по календарным дням: 6 часов 1- апреля и 6 часов 11 апреля.

В связи с таким видом учета следует отдельно отметить водителей, для которых предусмотрена max 10-часовая смена.

Для водителей смена может быть продлена еще на 2 часа при условии:

  • Длительного нахождения в авто (например, при режиме ожидания)
  • Во время простоя
  • Если требуется совершить поездку до гостиницы, отеля, кемпинга, — до места, где водитель сможет отдохнуть.

«Летнее» и «зимнее» время: как учитывать «лишний» час

Перевод стрелок часов сопряжен с некоторыми трудностями в определении продолжительности рабочей смены, поскольку, перевод на летнее время сокращает смену на 1 час, перевод на зимнее время, — напротив, добавляет смене лишний час.

Чтобы правильно разобраться в этой ситуации, обратимся к статье 54 КЗот Украины, которая гласит, что продолжительность смены в ночные часы должна быть на 1 час меньше такой же смены в дневное время. В соответствии с Кодексом, ночными часами считается работа с 22 часов до 6 часов. Таким образом, при переводе часов на летнее время «теряется» один час, что согласуется с требованием КЗоТ.

На практике это выглядит несколько иначе: составляется график работы, который обеспечивает нормальную продолжительность рабочего времени с учетом «потерянного» часа.

Аналогичным образом поступают при переводе на зимнее время: составляют корректирующий график работы на период перевода «стрелок часов» с тем, чтобы соблюсти нормальную продолжительность работы.

Как исправляются ошибки в Табеле

Процесс заполнение Табеля связано с переменчивой информацией, которая поступает в HR-службу от руководителей департаментов, отделов, филиалов или от отсутствующих работников. Каждый HR знает, что исправлять информацию в Табеле доводится по мере его заполнения и чем ближе конец месяца, тем интенсивнее эти исправления: кто-то принес больничный лист, кто-то решил взять отпуск, кто-то решил уволиться и т.п.

На предприятии регламентируется порядок подачи Табеля учета рабочего времени. Бухгалтер настаивает на отсутствии помарок и исправлений, а также на своевременной подаче документа. Впрочем, Табель не является документом строгой отчетности и достигнуть определенного консенсуса между ответственным за заполнение Табеля и бухгалтером можно, издав соответствующее внутреннее распоряжение (или другой документ). В нем прописывается процедура внесения исправлений в Табель, что служит определенным подтверждением полномочности вносить коррективы.

На крупных предприятиях, да и на предприятиях малого и среднего бизнеса, на сегодняшний день успешно внедряются современные информационные технологии и программное обеспечение, которое позволяет без особого ущерба вносить коррективы в Табель до закрытия отчетного периода, а также существенно повысить оперативность работы кадровых и учетных служб.

Табельный лист 185

Учет рабочего времени — очень важная задача. Сотрудник не хочет лишиться своих кровно заработанных денег, а организация, в свою очередь, не стремится оплачивать прогулы.

Избежать подобных недоразумений поможет своевременное и правильное ведение отчетной документации по учету рабочего времени.

Для чего он нужен

Табель учета рабочего времени — это установленный документ, который несет в себе информацию о соблюдении режима рабочего времени каждым из сотрудников. Иными словами, это таблица куда вносятся данные о явке или неявке каждого из сотрудников организации.

На основании этого документа происходит начисление заработной платы и премий за сверхурочную работу или наложение штрафных санкций за опоздания, прогулы и другие отклонения от рабочего графика.

Такой табель должен существовать в единственном экземпляре и находиться у того сотрудника, который был назначен ответственным за его оформление. Чаще всего эту работу поручают отделу кадров и бухгалтерии, иногда руководителю подразделения или старшему менеджеру. Назначение на должность «табельщика», а точнее вменение соответствующих обязанностей, должно быть отражено в трудовом договоре.

Варианты форм

Учитывать сколько дней и часов отработал сотрудник можно различными методами, но Роскомстат подготовил специальные формы. Они простые и понятные в использовании, с их помощью можно наглядно отследить рабочую «посещаемость» и в последствии эффективно использовать полученные данные.

Для бюджетных организаций была введена особая форма табеля учета рабочего времени № 0504421.

Табельный лист 188

Для всех остальных организаций и предприятий утвердили формы Т-12 и Т-13. Последние отличаются между собой тем, что Т-13 используется там, где явки и неявки контролируются не людьми, а с помощью автоматизированных систем (турникетов). Пришел на работу, отметился на проходной с помощью пропуска, и пошел дальше. Таким путем легко контролировать опоздания, прогулы и другие отклонения от рабочего графика.
Видео (кликните для воспроизведения).

Бланки по форме Т-13 чаще всего заполняются в автоматическом режиме, или с частичным использованием технических средств.

Табели учета рабочего времени по форме Т-12 заполняются также с целью расчета заработной платы, поэтому удобно поручить ведение такого графика бухгалтеру.

Cкачать чистый бланк Word табеля учёта рабочего времени Т-12 и Т-13 можно соответственно ЗДЕСЬ и ЗДЕСЬ.

Как правильно заполнить

Самые важные аспекты ведения табеля учета рабочего времени:

  • таблица существует в единственном экземпляре;
  • заполняется ежедневно на основании официальных документов (больничные листы, приказы, распоряжения и т. д.);
  • запрещается удалять из общепринятой таблицы любые графы и поля.

При этом изменять таблицу все таки можно. Иногда возникают ситуации, когда нужно внести в существующий бланк дополнительные поля. Например, чтобы учитывать определенные рабочие часы при нестандартных сменах. В таком случае внесение изменений возможно, но лишь после подписания соответствующего распоряжения руководителя.

Читайте так же:  Нематериальные стимулы

Перед началом отчетного месяца (за 2-3 дня) ответственный сотрудник открывает табель. Здесь самое время определиться — какой способ ведения будет выбран. Это может быть сплошная регистрация — ежедневные отметки Явка/неявка или же внесение исключительно отклонений от режима — опоздания, ночные смены, сверхурочные и т. д.

Образец заполнения табеля учёта рабочего времени на примере формы Т-12

В первую очередь заполняется шапка и первые три графы. Эта информация, как правило, остается постоянной – название организации, структурное подразделение, ФИО сотрудников, табельные номера.

В графах с 4 по 7 на ежедневной основе проставляются отметки о явках, неявках, выходных днях и больничных. Для этого используются специальные обозначения каждой из причин. Так, больничный обозначается кодом Б, рабочий выходной — РВ, а ежегодный отпуск — ОТ. С полным перечнем обозначений можно ознакомиться в самой унифицированной форме на первом листе.

Важно помнить, что любые отметки проставляются в табель учета рабочего времени исключительно на основании какого-либо документа. Это может быть больничный лист, внутренний приказ или распоряжение о сверхурочных работах с подписью ознакомленного сотрудника.

Табельный лист 50

Нередко возникают ситуации, когда не совсем понятно, какой код ставить. Например, сотрудник находится в оплачиваем отпуске, ему проставляется код ОТ. Но в это время он имел неосторожность заболеть и не вышел на работу в назначенную дату.

Если сотрудник нас не предупредил, то целесообразно проставить коды НН (неявка по невыясненным причинам), и уже после получения на руки больничного листа исправить эти обозначения на код «Б». В случае, если сотрудник нашел способ сообщить о своей болезни, можно сразу отмечать код «Б».

Возможно в такой ситуации коды «НН» и «Б» лучше сначала проставлять карандашом, чтобы не портить вид документа, существующего в единственном экземпляре. Если бланк ведется в электронном виде, то таких проблем не возникнет.

Часть неявок принято считать в «днях», ведь сотрудник не может только половину дня находится в отпуске, или уйти на больничный на три часа. В таком случае под буквенным обозначением оставляют пустую графу. Если же сотрудник опоздал на 30 минут, или отработал 4 часа сверхурочно, то время отклонения от рабочего режима указывают под буквенным обозначением.

В графах 5 и 7 подводится промежуточный и конечный итог отработанных дней, а в графах с 8 по 17 приводится полный отчет по каждому работнику — сколько работал, сколько отдыхал, сколько пропустил и почему. Из названия шапки над каждой графой становится понятно, какие именно данные суммировать.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени Т-12 можно посмотреть ЗДЕСЬ.

Особенности ведения табеля в бюджетных организациях

Форма № 0504421 также используется для контроля за соблюдением рабочего режима, но носит немного иное название «Учет использования рабочего времени» в котором и отражается специфика работы бюджетных организаций. В этом табеле можно встретить такие обозначения, как «выходные по учебе», «замещение в группе продленного дня», «учебный отпуск».

Порядок ведения такого табеля использования рабочего времени ничем не отличается от унифицированных форм учета Т-12 и Т-13:

  • ведется в единственном экземпляре;
  • открывается за 2-3 дня до начала расчетного периода;
  • используется без изменений типовой формы.

Принято также два порядка регистрации — сплошной (отмечаются все явки-неявки) и с указанием отклонений.

Скачать чистый бланк табеля учета использования рабочего времени формы 0504421 можно по ССЫЛКЕ.

В самой же таблице есть несколько отличий. В шапке табеля, помимо названия организации, структурного подразделения и периода ведения, следует указать цифрой его вид. Если табель подается «как есть» без внесения изменений, то он называется первичным и отмечается в этой графе как «0». С каждой последующей корректировкой нужно указывать номер изменения по порядку.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени по форме 0504421  можно посмотреть ЗДЕСЬ.

Первые четыре графы заполняются сразу — это ФИО сотрудников, табельные номера и должности. Следующие графы заполняются по мере течения периода. В верхней части графы указывают отклонения от рабочего режима в часах (если таковые имеются), в нижней части буквенное обозначение причины отклонения. В графах 20 и 37 подводятся промежуточный и месячный итоги, соответственно.

Никаких дополнительных расчетов в данной форме не предусмотрено. По окончании расчетного периода этот документ передается в бухгалтерию, где уже на его основании будет рассчитана заработная плата для работников бюджетной организации.

Со списком используемых в этом табеле использования рабочего времени (форма № 0504421) обозначений можно ознакомиться в таблице:

Наименование показателя Код
Выходные и нерабочие праздничные дни В
Работа в ночное время Н
Выполнение государственных обязанностей Г
Очередные и дополнительные отпуска О
Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам Б
Отпуск по уходу за ребенком ОР
Часы сверхурочной работы С
Прогулы П
Неявки по невыясненным причинам  (до выяснения обстоятельств) НН
Неявки с разрешения администрации А
Выходные по учебе ВУ
Учебный дополнительный отпуск ОУ
Замещение в 1 — 3 классах ЗН
Замещение в группах продленного дня ЗП
Замещение в 4 — 11 классах ЗС
Работа в выходные и нерабочие праздничные дни РП
Фактически отработанные часы Ф
Служебные командировки К

Как обозначается отпуск

Слово отпуск в кадровом деле объединяет очень много понятий. Начиная от ежегодного оплачиваемого отпуска и заканчивая декретом. Многие молодые мамы не согласятся, но это тоже отпуск, хоть и предоставляется он для ухода за маленьким ребенком.

Каждый из этих отпусков по своему отмечается в табеле учета рабочего времени и стоит уделить отдельное внимание наиболее распространенным видам отпуска и их регистрации.

 По графику

На основании приказа об отпуске, в котором обязательно есть и подпись самого отпускника, в табеле проставляют код «ОТ», если это основной отпуск, или код «ОД», если дополнительный.

 За свой счет

Бывают случаи, когда сотруднику нужно получить несколько отпускных дней вне своего основного графика. Причины могут быть различными, но решение одно — отпуск без сохранения заработной платы.
Законодательство предусматривает несколько поводов к такому отпуску — свадьба, рождение малыша, или более печальные события, такие как смерть близкого родственника. В этих случая следует проставить код «ОЗ».

Если у сотрудника другая причина, и он получает подобный отпуск по согласованию с руководителем, то используется код «ДО». В обоих случаях отметка делается на основании соответствующего приказа с подписью сотрудника.[3]

 Учебный

Совмещение работы и учебы в наше время скорее норма, чем исключение и законодательство в этом вопросе поддерживает таких работников, давая гарантию на получение отпуска по учебе. После принятия соответствующего заявления от сотрудника и получения приказа с подписью обучающегося, можно смело отмечать в табеле код «У» на весь период учебного отпуска.

Стоит отметить, что если сотрудник заболеет в процессе сдачи очередной сессии, то такой отпуск не продлевается на период больничного и код «Б» может быть проставлен только в дни после окончания учебного отпуска, в том случае, если сотрудник не успел выздороветь до окончания отпуска и предоставил больничный лист, подтверждающий его неявку после окончания сессии.

По беременности и родам

Такой благостный период для сотрудниц женского пола, конечно, не должен омрачаться волокитой с документами, поэтом отпуск по беременности и родам предоставляется на основании больничного листа, код в табеле — «Р». Такой же код используется в случае усыновления новорожденного малыша.

По уходу за ребенком

А уж после этого оформляется приказ об отпуске по уходу за ребенком до наступления трехлетнего возраста. Такой отпуск отмечен кодом «ОЖ».

Работа с документами — это всегда ответственное занятие, но знание основ заполнения табеля учета рабочего времени убережет вас от споров при начислении заработной платы и других мелких неприятностей такого рода.

Видео — составление табеля рабочего времени и начисление заработной платы в 1С:

Табельный лист 185

Учет рабочего времени — очень важная задача. Сотрудник не хочет лишиться своих кровно заработанных денег, а организация, в свою очередь, не стремится оплачивать прогулы.

Избежать подобных недоразумений поможет своевременное и правильное ведение отчетной документации по учету рабочего времени.

Для чего он нужен

Табель учета рабочего времени — это установленный документ, который несет в себе информацию о соблюдении режима рабочего времени каждым из сотрудников. Иными словами, это таблица куда вносятся данные о явке или неявке каждого из сотрудников организации.

На основании этого документа происходит начисление заработной платы и премий за сверхурочную работу или наложение штрафных санкций за опоздания, прогулы и другие отклонения от рабочего графика.

Такой табель должен существовать в единственном экземпляре и находиться у того сотрудника, который был назначен ответственным за его оформление. Чаще всего эту работу поручают отделу кадров и бухгалтерии, иногда руководителю подразделения или старшему менеджеру. Назначение на должность «табельщика», а точнее вменение соответствующих обязанностей, должно быть отражено в трудовом договоре.

Варианты форм

Учитывать сколько дней и часов отработал сотрудник можно различными методами, но Роскомстат подготовил специальные формы. Они простые и понятные в использовании, с их помощью можно наглядно отследить рабочую «посещаемость» и в последствии эффективно использовать полученные данные.

Для бюджетных организаций была введена особая форма табеля учета рабочего времени № 0504421.

Табельный лист 188

Для всех остальных организаций и предприятий утвердили формы Т-12 и Т-13. Последние отличаются между собой тем, что Т-13 используется там, где явки и неявки контролируются не людьми, а с помощью автоматизированных систем (турникетов). Пришел на работу, отметился на проходной с помощью пропуска, и пошел дальше. Таким путем легко контролировать опоздания, прогулы и другие отклонения от рабочего графика.
Читайте так же:  Неполное рабочее время оплачивается

Бланки по форме Т-13 чаще всего заполняются в автоматическом режиме, или с частичным использованием технических средств.

Табели учета рабочего времени по форме Т-12 заполняются также с целью расчета заработной платы, поэтому удобно поручить ведение такого графика бухгалтеру.

Cкачать чистый бланк Word табеля учёта рабочего времени Т-12 и Т-13 можно соответственно ЗДЕСЬ и ЗДЕСЬ.

Как правильно заполнить

Самые важные аспекты ведения табеля учета рабочего времени:

  • таблица существует в единственном экземпляре;
  • заполняется ежедневно на основании официальных документов (больничные листы, приказы, распоряжения и т. д.);
  • запрещается удалять из общепринятой таблицы любые графы и поля.

При этом изменять таблицу все таки можно. Иногда возникают ситуации, когда нужно внести в существующий бланк дополнительные поля. Например, чтобы учитывать определенные рабочие часы при нестандартных сменах. В таком случае внесение изменений возможно, но лишь после подписания соответствующего распоряжения руководителя.

Перед началом отчетного месяца (за 2-3 дня) ответственный сотрудник открывает табель. Здесь самое время определиться — какой способ ведения будет выбран. Это может быть сплошная регистрация — ежедневные отметки Явка/неявка или же внесение исключительно отклонений от режима — опоздания, ночные смены, сверхурочные и т. д.

Образец заполнения табеля учёта рабочего времени на примере формы Т-12

В первую очередь заполняется шапка и первые три графы. Эта информация, как правило, остается постоянной – название организации, структурное подразделение, ФИО сотрудников, табельные номера.

В графах с 4 по 7 на ежедневной основе проставляются отметки о явках, неявках, выходных днях и больничных. Для этого используются специальные обозначения каждой из причин. Так, больничный обозначается кодом Б, рабочий выходной — РВ, а ежегодный отпуск — ОТ. С полным перечнем обозначений можно ознакомиться в самой унифицированной форме на первом листе.

Важно помнить, что любые отметки проставляются в табель учета рабочего времени исключительно на основании какого-либо документа. Это может быть больничный лист, внутренний приказ или распоряжение о сверхурочных работах с подписью ознакомленного сотрудника.

Табельный лист 50

Нередко возникают ситуации, когда не совсем понятно, какой код ставить. Например, сотрудник находится в оплачиваем отпуске, ему проставляется код ОТ. Но в это время он имел неосторожность заболеть и не вышел на работу в назначенную дату.

Если сотрудник нас не предупредил, то целесообразно проставить коды НН (неявка по невыясненным причинам), и уже после получения на руки больничного листа исправить эти обозначения на код «Б». В случае, если сотрудник нашел способ сообщить о своей болезни, можно сразу отмечать код «Б».

Возможно в такой ситуации коды «НН» и «Б» лучше сначала проставлять карандашом, чтобы не портить вид документа, существующего в единственном экземпляре. Если бланк ведется в электронном виде, то таких проблем не возникнет.

Часть неявок принято считать в «днях», ведь сотрудник не может только половину дня находится в отпуске, или уйти на больничный на три часа. В таком случае под буквенным обозначением оставляют пустую графу. Если же сотрудник опоздал на 30 минут, или отработал 4 часа сверхурочно, то время отклонения от рабочего режима указывают под буквенным обозначением.

В графах 5 и 7 подводится промежуточный и конечный итог отработанных дней, а в графах с 8 по 17 приводится полный отчет по каждому работнику — сколько работал, сколько отдыхал, сколько пропустил и почему. Из названия шапки над каждой графой становится понятно, какие именно данные суммировать.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени Т-12 можно посмотреть ЗДЕСЬ.

Особенности ведения табеля в бюджетных организациях

Форма № 0504421 также используется для контроля за соблюдением рабочего режима, но носит немного иное название «Учет использования рабочего времени» в котором и отражается специфика работы бюджетных организаций. В этом табеле можно встретить такие обозначения, как «выходные по учебе», «замещение в группе продленного дня», «учебный отпуск».

Порядок ведения такого табеля использования рабочего времени ничем не отличается от унифицированных форм учета Т-12 и Т-13:

  • ведется в единственном экземпляре;
  • открывается за 2-3 дня до начала расчетного периода;
  • используется без изменений типовой формы.

Принято также два порядка регистрации — сплошной (отмечаются все явки-неявки) и с указанием отклонений.

Скачать чистый бланк табеля учета использования рабочего времени формы 0504421 можно по ССЫЛКЕ.

В самой же таблице есть несколько отличий. В шапке табеля, помимо названия организации, структурного подразделения и периода ведения, следует указать цифрой его вид. Если табель подается «как есть» без внесения изменений, то он называется первичным и отмечается в этой графе как «0». С каждой последующей корректировкой нужно указывать номер изменения по порядку.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени по форме 0504421  можно посмотреть ЗДЕСЬ.

Первые четыре графы заполняются сразу — это ФИО сотрудников, табельные номера и должности. Следующие графы заполняются по мере течения периода. В верхней части графы указывают отклонения от рабочего режима в часах (если таковые имеются), в нижней части буквенное обозначение причины отклонения. В графах 20 и 37 подводятся промежуточный и месячный итоги, соответственно.

Никаких дополнительных расчетов в данной форме не предусмотрено. По окончании расчетного периода этот документ передается в бухгалтерию, где уже на его основании будет рассчитана заработная плата для работников бюджетной организации.

Со списком используемых в этом табеле использования рабочего времени (форма № 0504421) обозначений можно ознакомиться в таблице:

Наименование показателя Код
Выходные и нерабочие праздничные дни В
Работа в ночное время Н
Выполнение государственных обязанностей Г
Очередные и дополнительные отпуска О
Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам Б
Отпуск по уходу за ребенком ОР
Часы сверхурочной работы С
Прогулы П
Неявки по невыясненным причинам  (до выяснения обстоятельств) НН
Неявки с разрешения администрации А
Выходные по учебе ВУ
Учебный дополнительный отпуск ОУ
Замещение в 1 — 3 классах ЗН
Замещение в группах продленного дня ЗП
Замещение в 4 — 11 классах ЗС
Работа в выходные и нерабочие праздничные дни РП
Фактически отработанные часы Ф
Служебные командировки К

Как обозначается отпуск

Слово отпуск в кадровом деле объединяет очень много понятий. Начиная от ежегодного оплачиваемого отпуска и заканчивая декретом. Многие молодые мамы не согласятся, но это тоже отпуск, хоть и предоставляется он для ухода за маленьким ребенком.

Каждый из этих отпусков по своему отмечается в табеле учета рабочего времени и стоит уделить отдельное внимание наиболее распространенным видам отпуска и их регистрации.

 По графику

На основании приказа об отпуске, в котором обязательно есть и подпись самого отпускника, в табеле проставляют код «ОТ», если это основной отпуск, или код «ОД», если дополнительный.

 За свой счет

Бывают случаи, когда сотруднику нужно получить несколько отпускных дней вне своего основного графика. Причины могут быть различными, но решение одно — отпуск без сохранения заработной платы.
Законодательство предусматривает несколько поводов к такому отпуску — свадьба, рождение малыша, или более печальные события, такие как смерть близкого родственника. В этих случая следует проставить код «ОЗ».

Если у сотрудника другая причина, и он получает подобный отпуск по согласованию с руководителем, то используется код «ДО». В обоих случаях отметка делается на основании соответствующего приказа с подписью сотрудника.[3]

 Учебный

Совмещение работы и учебы в наше время скорее норма, чем исключение и законодательство в этом вопросе поддерживает таких работников, давая гарантию на получение отпуска по учебе. После принятия соответствующего заявления от сотрудника и получения приказа с подписью обучающегося, можно смело отмечать в табеле код «У» на весь период учебного отпуска.

Стоит отметить, что если сотрудник заболеет в процессе сдачи очередной сессии, то такой отпуск не продлевается на период больничного и код «Б» может быть проставлен только в дни после окончания учебного отпуска, в том случае, если сотрудник не успел выздороветь до окончания отпуска и предоставил больничный лист, подтверждающий его неявку после окончания сессии.

По беременности и родам

Такой благостный период для сотрудниц женского пола, конечно, не должен омрачаться волокитой с документами, поэтом отпуск по беременности и родам предоставляется на основании больничного листа, код в табеле — «Р». Такой же код используется в случае усыновления новорожденного малыша.

По уходу за ребенком

А уж после этого оформляется приказ об отпуске по уходу за ребенком до наступления трехлетнего возраста. Такой отпуск отмечен кодом «ОЖ».

Работа с документами — это всегда ответственное занятие, но знание основ заполнения табеля учета рабочего времени убережет вас от споров при начислении заработной платы и других мелких неприятностей такого рода.

Видео — составление табеля рабочего времени и начисление заработной платы в 1С:

Табельный лист 139

Табели учета рабочего времени были утверждены в 2001 году как первичные документы, обязательные к применению. Однако 1 января 2013 года в силу вступила поправка, которая отменяет обязательное условие по применению унифицированных форм. Теперь каждая организация может самостоятельно разрабатывать бланки и формы, включая в них все требуемые законом реквизиты.

Многие предприятия продолжают пользоваться унифицированными бланками Т-12 и Т-13, потому что самостоятельная разработка форм — дело накладное, а отказ от их ведения может повлечь некоторые нежелательные последствия со стороны налоговой службы и ФСС.

Заполнение табелей требует от исполнителя, коим в отсутствие кадровика является бухгалтер, внимательности, знания условных обозначений и основных правил внесения данных в документ. В противном случае неизбежны ошибки, которые приведут к несправедливому распределению фонда оплаты труда.

Читайте так же:  К формам нематериального стимулирования относится

Для чего нужен табель, разница между формами Т-13 и Т-12

Табельный лист 81

Табель учета рабочего времени скачать бланк формы Т-12 можно, кликнув по ссылке. Документ отражает все текущие сведения об отработанных человек-часах, неявках по уважительным или неуважительным причинам каждого сотрудника предприятия. В конце каждого месяца табель закрывается, а на основе содержащихся в нем данных бухгалтерия производит расчет заработка.
Использование табелей учета удобно и наглядно, поэтому их ведение обосновано. Они позволяют следить за трудовой дисциплиной, на основании анализа которой руководитель решает, поощрять сотрудника премией или наказывать лишением надбавок.

Каждая организация определяет список используемых форм в учетной политике предприятия. Использование той или другой формы обусловлено способами ведения учета. Если он производится вручную, применяется Т-12, если посредством программного обеспечения — Т-13.

Бланк табеля Т-12 располагается на 2 бумажных листах, каждый размером 2/3 формата А 3. Он заполняется в единственном экземпляре и в конце месяца после визирования руководителем отправляется в бухгалтерию на оплату.

Табель учета рабочего времени Т-13 весь месяц существует в электронном виде. Ежедневно в него вносится нужная информация, реквизиты предприятия и данные о работниках проставляются автоматически. По окончании отчетного периода заполненный бланк распечатывается на листе А3 и отправляется на подпись к руководителю, а от него — в бухгалтерию.

О том, как в специальной программе создать табель, смотрите в видео.

Как заполнить?

Табельный лист 76

Электронный табель учета рабочего времени (форма Т-13) вы также можете скачать с нашего сайта. Заполнение табеля производится ежедневно в течение календарного месяца. По окончании этого срока подсчитывается количество часов, отработанных каждым сотрудником. При начислении заработной платы учитываются неявки работника, которые также вносятся в бланк.

Обе типовые формы содержат один набор реквизитов и условных обозначений, поэтому принципы их заполнения одни и те же. Бланки располагаются на двух сторонах листа в книжном расположении.

1 раздел: 

учет рабочего времени. В шапке документа обязательно указывается:

  • наименование предприятия вместе с правовой формой (ИП, ООО, ОАО и так далее);
  • код по ОКПО;
  • отчетный период (с первого по последний день месяца);
  • номер документа.

Ячейка «Дата документа» заполняется в последний день перед отправкой на утверждение руководителя.

1-й столбец таблицы учета содержит порядковый номер работника, начиная от единицы.

2-й столбец — фамилия и инициалы каждого сотрудника вместе с занимаемой им должностью. Эти данные берутся из личных карточек работников по форме Т-2. Порядок внесения строго не определен, но чаще всего фамилии вносятся по алфавиту либо по табельному номеру, который вписывается в соседний 3-й столбец.

4-й и 6-й столбцы — это основная часть документа, в которую и вносятся числовые или буквенные условные обозначения отработанных часов за каждый день. Верхняя строчка используется для внесения кодов, нижняя — часов. В бланке Т-13 обе половины месяца отмечаются в 4 столбце, тогда количество строк у каждого работника удваивается.

5-й и 7-й — промежуточные итоги за первую и вторую половину месяца соответственно.

Остальные графы таблицы с 8-й по 17-ю заполняются в конце периода на основании подтверждающих документов (больничных, приказов, объяснительных записок):

  • 8-13 — количество дней (верхняя строка) и часов (нижняя строка) с отдельным подсчетом сверхурочных часов и времени, отработанного в праздничные дни и ночью;
  • 14-16 — количество неявок с указанием кода причины;
  • 17 — сумма выходных дней за месяц.

2 раздел: расчет с персоналом.

Эта часть таблицы расположена на 3 странице содержит вид оплаты и коррсчет, ее заполняет бухгалтерия на основании «Плана счетов». В табеле Т-12, если для всех работников эти параметры одинаковы, сотрудник расчетного отдела заполняет графы 18-22, а если каждый работник проходит по разным видам оплаты, нужные коды и цифры вставляются в столбцы 18-34.

Столбцы 35-55 содержат статистическую информацию по каждому работнику и итоговые показатели работы подразделения за месяц: количество человеко-дней и человеко-часов, списочную численность работников и так далее.

В табеле Т-13, который заполняется автоматически на основании информации из бухгалтерской программы, заполнению подлежат 7-9 графы в первом случае и 9-я графа в случае применения нескольких тарифных ставок.

Расшифровка условных обозначений

Табельный лист 175

Каждый тип работы или неявки на рабочее место имеет цифровой и буквенный код. Определено 36 факторов, влияющих на расчет заработной платы.

Первая группа кодов касается обозначения человеко-часов при разных режимах работы. Чаще всего используется первый код:

  1. Я (01) — дневная.
  2. Н (02) — ночная.
  3. РВ (03) — в официальные праздничные и выходные дни.
  4. С (04) — сверхурочная.
  5. ВМ (05)- вахтовым методом.

Если сотрудник уезжал в командировку, ставятся следующие коды обозначения:

  1. К (06) — служебная командировка.
  2. ПК (07) — отправка на повышение квалификации работника вне производства.
  3. ПМ (08) — повышение квалификации в другой местности.

Третья группа кодов используется при уходе сотрудников в учебный, ежегодный или декретный отпуск:

  1. ОТ (09) — ежегодный отпуск.
  2. ОД (10) — оплачиваемый дополнительный отпуск.
  3. У (11) — учебный отпуск, оплачиваемый на основании справки-вызова.
  4. УВ (12) — частично сохраненная зарплата для обучающихся без отрыва от производства.
  5. УД (13) — учебный отпуск без оплаты при отсутствии справки-вызова.
  6. Р (14) — отпуск, который оплачивается предприятием при уходе работницы в декрет на поздних сроках беременности.
  7. ОЖ (15)- отпуск по уходу за ребенком до трех лет.
  8. ДО (16) — неоплачиваемый отпуск с разрешения работодателя (отгул).
  9. ОЗ (17) — неоплачиваемый отпуск по причинам, обозначенным в ТК.
  10. ДБ (18) — дополнительный неоплачиваемый отпуск.
  11. Б (19) — отпуск по временной нетрудоспособности с назначением пособия (больничный).
  12. Т (20) — больничный отпуск без пособия.

Если сотрудник не вышел на работу или отработал неполный день, оплата начисляется в соответствии с кодами:

  1. ЛЧ (21) — сокращенный рабочий день по причинам, обозначенным в ТК.
  2. ПВ (22) — вынужденный отгул в случае незаконного отстранения или увольнения.
  3. Г (23) — неявка в результате выполнения общественных или государственных обязанностей.
  4. ПР (24) — прогулы без уважительных причин, если работник не предупредил заранее, для чего пишется заявление в отдел кадров.
  5. НС (25) — сокращенный рабочий день по инициативе работодателя.
  6. В (26) — выходные и праздничные дни.
  7. ОВ (27) — дополнительные оплачиваемые выходные дни.
  8. НВ (28) — неоплачиваемые выходные дни.
  9. ЗБ (29) — забастовка, официально заявленная профсоюзом.
  10. НН (30) — прогул по невыясненным причинам, ставится до их выяснения.
  11. РП (31) — простой из-за работодателя.
  12. НП (32) — простой из-за внешних причин.
  13. ВП (33) — простой из-за работника, обычно сопровождается штрафами.
  14. НО (34) — отстранение от работы с сохранением оплаты.
  15. НБ (35) — отстранение без сохранения оплаты труда.
  16. НЗ (36) — приостановка работы из-за задержки зарплаты.

О других документах на предприятии, таких как

актыдоверенностижурналыинструкцииписьмаплатежные ведомостисправки и карточки

, а также что собой представляет

медкнижкатрудовая книжка

и

характеристика

, читайте на нашем сайте.

Как внести изменения?

В случае выявления ошибки при заполнении табелей учета рабочего времени, исправления вносятся на основании документов, которые могут подтвердить новые данные. Наибольшую сложность представляет заполнение бланка T-12 от руки, поскольку требуется полное отсутствие помарок и подчисток. В случае допущения ошибки, такой бланк заполняется заново.

Если нужно внести структурные изменения в сам бланк табеля, руководитель предприятия издает приказ, в котором обосновывает внесение изменения. Например, он нужен, если организация хочет использовать дополнительные условные обозначения работы, не предусмотренной в типовом бланке.

Итак, ведение и заполнение предприятием табеля учета использования рабочего времени является обязательным для любого физического или юридического лица, но закон предоставляет некоторую свободу при выборе формы табелей, позволяя вносить в них изменения, которые признаны компанией целесообразными. Они должны содержать обязательный набор реквизитов, которые можно дополнить по желанию работодателя.

Наиболее целесообразным в данном случае представляется использование унифицированных форм Т-12 и Т-13, которые различаются способом заполнения, но при этом содержат одинаковый набор данных и заполняются аналогично.

Об оформлении и хранении табеля рассказывается в коротком видеоролике.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
 
+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

Видео (кликните для воспроизведения).

Источники:

  1. Под редакцией Дмитриевой И. К., Куренного А. М. Трудовое право России. Практикум; Юстицинформ — Москва, 2011. — 792 c.
  2. Новиков, В. К. Организационно-правовые основы информационной безопасности (защиты информации). Юридическая ответственность за правонарушения. Учебное пособие / В.К. Новиков. — М.: Горячая линия — Телеком, 2015. — 178 c.
  3. Болдырев, В. А. Конструкция юридического лица несобственника. Опыт цивилистического исследования / В.А. Болдырев. — М.: Статут, 2012. — 368 c.
  4. Адвокатская деятельность и адвокатура в России / Под редакцией И.Л. Трунова. — М.: Юрайт, 2016. — 528 c.
  5. Толчеев Н. К. Справочник судьи и адвоката по гражданским делам; ТК Велби, Проспект — М., 2014. — 262 c.
Табельный лист
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here