Приказ на предоставление отпуска

Необходимый минимум документов

Чтобы правильно оформить ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника, понадобится три документа:

• график отпусков;

• приказ о предоставлении отпуска;

• записка-расчет на отпускные.

Вы вправе по собственному выбору использовать унифицированные формы документов или же самостоятельно разработанные. Во втором случае важно, чтобы в таких документах были предусмотрены все необходимые реквизиты. Какую бы форму вы ни использовали – типовую или самостоятельно разработанную, руководитель должен ее утвердить в приказе.

Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункта 4 ПБУ 1/2008 и подтвержден письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Если же решите использовать типовые формы, вот их перечень:

• форма № Т-7 – график отпусков;

• форма № Т-6 – приказ о предоставлении отпуска одному сотруднику;

• форма № Т-6а – приказ о предоставлении отпуска нескольким сотрудникам;

• форма № Т-60 – записка-расчет на отпускные.

Все эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Помимо перечисленных документов, могут понадобиться и другие. Например, извещение или уведомление об отпуске для сотрудника, его заявление, а при определенных обстоятельствах нужна и справка от врача о состоянии здоровья будущего отпускника. Подробнее обо всем этом читайте в следующих разделах рекомендации.

График отпусков

График отпусков оформляют сотрудники отдела кадров. Если отдела кадров нет, то график может составить тот сотрудник, на которого возложены обязанности вести кадровый учет. Составляют этот документ на каждый календарный год. Причем подготовить его нужно за две недели до наступления этого периода. То есть, к примеру, график отпусков на 2016 год должен быть датирован не позже 17 декабря 2015 года.

Cоставляя график, учтите специфику деятельности и пожелания сотрудников. Если они состоят в профсоюзе, то при составлении графика нужно учесть позицию и этого объединения.

Об этом сказано в статье 123 Трудового кодекса РФ.

График отпусков составляют по той форме, которая утверждена руководителем приказом к учетной политике. См. пример заполнения графика по унифицированной форме.

Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы. А при ее отсутствии любой другой уполномоченный сотрудник, например, главный бухгалтер. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации. С этого момента документ обязателен и для работодателя, и для его сотрудников. Поэтому их нужно ознакомить с графиком отпусков. Как это сделать, в законодательстве не сказано. Следовательно, порядок можно установить по своему усмотрению. Это следует из частей 1 и 2 статьи 123 Трудового кодекса РФ.

Совет: ознакомьте сотрудников с графиком отпусков под подпись. Так вы застрахуете себя от того, что сотрудник откажется уходить в отпуск в установленный для него срок.

Вы можете:

• попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;

• приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Бывает, что сотрудник не уходит в отпуск по графику. Давайте разберемся, что в таком случае грозит работодателю.

Есть перечень случаев, когда ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть перенесен (ст. 124 ТК РФ). Например, так нужно делать, если сотрудник болеет.

Или уход в отпуск негативно скажется на деятельности организации. Тогда с согласия сотрудника отпуск можно перенести.

Наконец, сам сотрудник может попросить о переносе отпуска, написав соответствующее заявление.

В остальных случаях, если препятствий для ухода в отпуск нет и сотрудник сам не попросил о переносе, надо предоставлять отпуск по графику. В противном случае права сотрудника будут нарушены. А это чревато административным штрафом (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Уведомление об отпуске

Формы и способы такого извещения определите самостоятельно. Это могут быть отдельные документы – извещения, уведомления, ознакомительные листы и ведомости, с которыми знакомятся сотрудники, проекты приказов (распоряжений) и т. п. Можно также дополнить график отпусков по форме № Т-7 графами 11 и 12. В одной сотрудник распишется в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой проставит число, когда его об этом уведомили. Такие же рекомендации приведены в письме Роструда от 30 июля 2014 г. № 1693-6-1.

Например, можно оформить уведомление в произвольном виде или заранее (за две недели до начала отпуска) составить приказ об отпуске и ознакомить с ним сотрудника. Требования законодательства о предварительном уведомлении сотрудника о дате начала отпуска в обоих случаях будут соблюдены.

Заявление на отпуск

Когда сотрудник берет очередной отпуск по графику, в котором указана точная дата начала отпуска, писать заявление на отпуск ему не обязательно.

Если сотрудник хочет уйти в отпуск вне графика или в нем не указана точная дата начала отпуска, то он должен написать заявление (в произвольной форме). Также заявление необходимо, если отпуск берет новый сотрудник, который был принят на работу после утверждения графика.

Совет: лучше просите всех сотрудников (в т. ч. и уходящих в отпуск по графику) написать заявление об уходе в отпуск.

Ситуация: можно ли не принимать у сотрудников заявления на отпуск, если его начало выпадает на период повышенной загруженности бухгалтерии?[1]

Загруженность бухгалтерии не может быть основанием для отказа в приеме заявлений на отпуск от сотрудников. Поэтому заявление нужно принять в любом случае.

Конечно, обычно очередность оплачиваемых отпусков определяют ежегодно согласно утвержденному графику. Именно в этом документе и должны быть определены конкретные даты начала отпуска каждого сотрудника.

Однако новый сотрудник, который не был учтен при составлении графика отпусков, или любой другой, который хочет перенести дату отпуска, может подать заявление. И отказать ему в этом праве нельзя. Более того, сотрудник может отправить свое заявление по почте на юридический адрес работодателя, и тогда оно автоматически будет считаться принятым независимо от того, было оно фактически получено или нет. И отпуск придется предоставить.

Другой вопрос, когда отпуск может неблагоприятно сказаться на ходе работы. В таком исключительном случае сотрудника могут не отпустить в отпуск в том периоде, когда он хочет. Однако это допускается только по согласованию с самим сотрудником. Кроме того, перенести отпуск работодатель может на срок, не превышающий 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он положен.

Все это следует из положений статей 122, 123 и 124 Трудового кодекса РФ и статьи 165.1 Гражданского кодекса РФ.

Внимание: работодатель не вправе отказывать в отпуске сотруднику в течение более двух лет подряд. За это предусмотрено административное наказание.

В частности, предусмотрены административные штрафы:

• для должностных лиц организации (руководителя) – от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);

• для предпринимателей – от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.);

• для организации – от 30 000 до 50 000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.).

Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Перенос отпуска

По инициативе сотрудника:

• если работодатель нарушил срок уведомления о начале отпуска или выплаты отпускных;

• при болезни сотрудника;

• в других случаях, когда это предусмотрено в трудовом законодательстве или локальных нормативных актах.

В данном случае основанием для переноса может быть заявление сотрудника, составленное в произвольной форме. На заявлении должна быть разрешительная запись, а также подписи руководителя структурного подразделения (отдела, цеха и т. п.) и руководителя организации.

По инициативе работодателя — в связи с производственной необходимостью. Основанием для переноса отпуска будет распоряжение руководителя. Сотрудника нужно не только ознакомить с таким решением, но и получить его согласие на перенос.

Такой порядок следует из совокупности положений статей 123 и 124 Трудового кодекса РФ.

Продление отпуска

Случаи продления ежегодного основного отпуска сотрудника перечислены в части 1 статьи 124 Трудового кодекса РФ. В частности, отпуск продлевается из-за болезни сотрудника.

О том, что возникли основания для продления отпуска, сотрудник обязан незамедлительно уведомить работодателя любым доступным ему способом (например, по телефону). Если такое уведомление есть, то срок отпуска автоматически продлевается на соответствующее количество дней (например, дней болезни). Это значит, что оформлять специальный приказ на продление отпуска работодателю не требуется. Такой порядок следует из положений пункта 18 Правил, утвержденных постановлением НКТ СССР от 30 апреля 1930 г. № 169.

Продление отпуска необходимо зафиксировать в табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 (№ Т-13) или по самостоятельно разработанной форме. Например, в случае продления отпуска из-за болезни дни, когда сотрудник фактически болел, отмечаются как «Б» или «19», а дни продления отпуска – «ОТ» или «9». Кроме того, соответствующие изменения о фактическом времени отпуска нужно зафиксировать в разделе VIII личной карточки сотрудника по форме № Т-2 или по самостоятельно разработанной форме.

А если человек вышел на работу сразу после окончания даты отпуска в приказе и хочет перенести неотгулянные дни на другое время? Например, он во время отпуска неделю болел и вышел на работу по графику. Тогда сотрудник пишет заявление о переносе, а в табеле и личной карточке продление отпуска не отмечайте.

Приказ на отпуск

Право сотрудника на отпуск подтверждает приказ о его предоставлении.

Если отдельные уведомления о начале отпуска у вас не предусмотрены, то приказ оформите не позднее чем за две недели до его начала и ознакомьте с ним сотрудника под подпись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Ситуация: сколько приказов по форме № Т-6 нужно оформить при уходе сотрудника в отпуск, если он работает в одной и той же организации основным сотрудником и внутренним совместителем?

Составьте два приказа по форме № Т-6 отдельно по каждому основанию – совместительство, основное место работы.

• должность отпускника;

• период, за который сотруднику предоставляют отпуск.

А при внутреннем совместительстве эти реквизиты могут быть разными.

В форме № Т-6 укажите тот рабочий год, за который сотруднику предоставляется отпуск.

Ежегодный оплачиваемый отпуск можно перенести на следующий год только по производственной необходимости: если предоставление отпуска неблагоприятно отразится на работе организации. При этом ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды можно предоставлять либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по взаимной договоренности сотрудника и администрации организации. Трудовое законодательство не содержит положений, предусматривающих использование отпусков за рабочие периоды в хронологической последовательности.

Все это следует из положений статей 122, 123 и 124 Трудового кодекса РФ. Аналогичные выводы следуют из писем Роструда от 14 июня 2012 г. № 854-6-1 и от 1 марта 2007 г. № 473-6-0.

Пример оформления отпуска, если сотрудник не использовал отпуск за год и берет его в следующем году

Экономист организации А.С. Кондратьев принят на работу 11 октября 2014 года.

За период с 11 октября 2014 года по 10 октября 2015 года (первый рабочий год) Кондратьев по производственной необходимости в отпуске не был. Отпуск за этот период он перенес на следующий год. В 2016 году Кондратьев имеет право на отпуск в размере:

• 28 календарных дней за период с 11 октября 2014 года по 10 октября 2015 года;

• 28 календарных дней за период с 11 октября 2015 года по 10 октября 2016 года.

Кондратьев был в отпуске:

• с 3 по 30 апреля 2016 года – 28 календарных дней;

• с 1 по 14 июля 2016 года – 14 календарных дней;

• с 5 по 18 ноября 2016 года – 14 календарных дней.

При заполнении формы № Т-6 бухгалтер указал периоды, за которые сотруднику предоставлен отпуск:

• с 3 по 30 апреля 2016 года – 28 календарных дней – за период с 11 октября 2014 года по 10 октября 2015 года;

• с 1 по 14 июля 2016 года – 14 календарных дней – за период с 11 октября 2015 года по 10 октября 2016 года;

• с 5 по 18 ноября 2016 года – 14 календарных дней – за период с 11 октября 2015 года по 10 октября 2016 года.

Ситуация: как в форме № Т-6 указать период работы, за который предоставляется отпуск? В течение года у сотрудника были периоды, исключаемые из стажа, дающего право на основной отпуск.

В форме № Т-6 укажите тот рабочий год, за который сотруднику предоставляется отпуск. При этом дата окончания рабочего года передвинется на то число календарных дней, которые были исключены из стажа при определении права на отпуск.

Такие разъяснения содержатся в письме Роструда от 14 июня 2012 г. № 854-6-1.

Из 22 календарных дней отпуска за свой счет только 14 дней в рабочем году включаются в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Оставшийся период продолжительностью 8 календарных дней (22 дн. – 14 дн.) из стажа работы, дающего право на отпуск, исключается.

В октябре 2016 года сотруднице предоставили основной ежегодный оплачиваемый отпуск.

При заполнении формы № Т-6 бухгалтер указал рабочий год, за который сотруднице предоставлен отпуск, – с 10 января 2016 года по 17 января 2017 года. То есть окончание рабочего года пришлось не на 9 января 2017 года, а передвинулось на восемь календарных дней.

Зайцева два раза была в декретном отпуске:

Вид отпуска	Период	Календарные дни отпуска
Отпуск по беременности и родам	11 апреля 2011 г. – 28 августа 2011 г.
Отпуск по уходу за первым ребенком	29 августа 2011 г. – 27 сентября 2012 г.
Отпуск по беременности и родам	28 сентября 2012 г. – 2 марта 2013 г.
Отпуск по уходу за вторым ребенком	3 марта 2013 г. – 2 декабря 2014 г.

3 декабря 2014 года она вышла на работу.

15 июня 2015 года Зайцева уходит в очередной отпуск на 18 календарных дней. Бухгалтер определил период, за который положен отпуск: с 18 июня 2010 года по 17 июня 2011 года. Время, когда Зайцева была в отпуске по беременности и родам, бухгалтер включил.

За этот период 10 календарных дней отпуска Зайцева не использовала.

Очередной рабочий год Зайцевой начинается 18 июня 2011 года. Если бы не отпуск по уходу за ребенком, он бы закончился 17 июня 2012 года. Но отпуск по уходу за ребенком не входит в отпускной стаж. Поэтому период, за который нужно предоставить отпуск, увеличивается на 396 календарных дней и длится до 18 июля 2013 года.

Следующий период, за который положен отпуск, начинается 19 июля 2013 года. Если бы не отпуск по уходу за вторым ребенком, он бы закончился 18 июля 2014 года. Но эту дату нужно сдвинуть на 640 календарных дней. Поэтому очередной рабочий год закончится 18 апреля 2016 года.

Ситуация: как в форме № Т-6 указать период работы, за который предоставляется отпуск? Сотруднику предоставлен основной отпуск авансом.

Укажите тот рабочий год, за который сотруднику предоставляется отпуск.

Ведь какого-то особого порядка для предоставления отпуска авансом не предусмотрено.

Право на основной оплачиваемый отпуск возникает у сотрудника ежегодно. Поэтому в форме № Т-6 указывайте тот рабочий год, за который сотруднику предоставляется отпуск. Этот год не всегда равен календарному. Например, рабочим годом может быть период с 12 марта 2014 года (дата приема на работу) по 11 марта 2015 года (дата окончания первого года работы).

Это следует из статьи 122 Трудового кодекса РФ и подтверждается в письме Роструда от 14 июня 2012 г. № 854-6-1.

Пример определения периода, за который предоставляется отпуск, для заполнения формы № Т-6

Экономист организации А.С. Кондратьев принят на работу 12 октября 2015 года. С 16 ноября 2015 года ему предоставили ежегодный основной отпуск продолжительностью 14 календарных дней. Отпуск предоставлен авансом (до того, как сотрудник отработал в организации шесть месяцев).

При заполнении формы № Т-6 бухгалтер указал период, за который сотруднику предоставлен отпуск, – с 12 октября 2015 года по 11 октября 2016 года. То, что отпуск предоставлен авансом, на определение периода, за который предоставляется отпуск, никак не повлияет.

Рабочий год сотрудницы увеличьте на количество дней отпуска по уходу за ребенком.

Это связано с тем, что оплачиваемый отпуск нужно предоставлять сотруднику ежегодно. А время отпуска по уходу за ребенком в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается. Поэтому в форме № Т-6 в таком случае нужно указать период, который состоит из расчетного года (за который сотрудник отпуск еще не брал) и отпуска по уходу за ребенком.

Это предусмотрено статьями 121 и 122 Трудового кодекса РФ.

Пример расчета рабочего периода. Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставлен после отпуска по уходу за ребенком

Кассир А.В. Дежнева принята на работу 20 декабря 2011 года. То есть первоначально ее рабочий год равен периоду с 20 декабря 2011 года по 19 декабря 2012 года. Однако до окончания указанного периода сотрудница ушла в отпуск по уходу за ребенком, который продлился 2 года 9 месяцев и 21 день.

Для расчета нового рабочего периода Дежневой необходимо к первоначальной дате окончания рабочего года прибавить продолжительность отпуска по уходу за ребенком:

19 декабря 2012 года + 2 года 9 месяцев и 21 день = 10 октября 2015 года.

Таким образом, удлиненный рабочий год сотрудницы равен периоду с 20 декабря 2011 года по 10 октября 2015 года. Значит, следующий ее рабочий год в общем случае будет с 11 октября 2015 года по 10 октября 2016 года, если в этом периоде не будет иных дней, которые не входят в стаж, дающий право на отпуск.

Ситуация: как в форме № Т-6 указать период работы, за который предоставляется отпуск? Сотрудник принят по срочному трудовому договору на срок менее года.

В форме № Т-6 укажите рабочий год.

По общему правилу ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется сотруднику за каждый его рабочий год (ст. 122, ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Из этого правила есть исключение – временные (до двух месяцев) и сезонные сотрудники (ст. 291, 295 ТК РФ). Тот факт, что сотрудник принят по срочному трудовому договору, никак не влияет на период, за который предоставляется отпуск. Кроме того, работодатель может продолжить трудовые отношения с сотрудником (ч. 1 ст. 79, ч. 4 ст. 58 ТК РФ).

Поэтому в приказе на отпуск следует указать рабочий год независимо от срока трудового договора с сотрудником. Например, если сотрудник принят на 10 месяцев с 3 февраля 2015 года по 2 декабря 2015 года, то в форме № Т-6 следует указать период с 3 февраля 2015 года по 2 февраля 2016 года.

Ситуация: как в форме № Т-6 указать период работы, если отпуск предоставляется сразу за несколько лет?

Если за предыдущие годы у сотрудника остались неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска или сотрудник вообще не использовал отпуск несколько лет и в текущем году решил ими воспользоваться, то приказ о предоставлении отпуска нужно заполнить в общем порядке. При этом в форме № Т-6 следует указать:

• период соответствующей продолжительности, если отпуск предоставляется за несколько лет, следующих подряд (например, с 3 сентября 2014 года по 2 сентября 2016 года);

• отдельно (через запятую) указать несколько периодов, если они идут непоследовательно (например, с 3 сентября 2013 года по 2 сентября 2014 года, с 3 сентября 2015 года по 2 сентября 2016 года).

В то же время в разделе А «Ежегодный основной оплачиваемый отпуск» приказа укажите общее число дней отпуска независимо от того, за сколько лет и за какие периоды эти дни предоставляются.

Пример оформления предоставления отпуска сотруднику за несколько лет сразу

Секретарь Е.В. Иванова работает в организации с 3 сентября 2013 года. Она не полностью использовала отпуск за предыдущий 2015 год. В текущем 2016 году она использует накопившиеся дни отпуска за 2015 год – 5 календарных дней и за 2016 год – 28 календарных дней. Общая продолжительность отпуска составляет 33 (5 + 28) календарных дня.

Заполняя форму № Т-6, бухгалтер указал следующие периоды работы:

• с 3 сентября 2014 года по 2 сентября 2015 года – 5 календарных дней;

• с 3 сентября 2015 года по 2 сентября 2016 года – 28 календарных дней.

Записка-расчет

Выплатить отпускные сотруднику нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Расчет отпускных, как и любой другой факт хозяйственной жизни, надо оформить первичным документом. Поэтому сумму отпускных отразите в записке-расчете (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).[2]

Записку-расчет составляют на основании приказа о предоставлении отпуска. Подписывают документ специалист кадровой службы и бухгалтер, который делал расчет.

Записку-расчет о предоставлении отпуска можно составить:

– по унифицированной форме № Т-60;

– по форме, самостоятельно разработанной организацией.

Пример оформления лицевой стороны записки-расчета

Отпуск перед декретом

Ситуация: какие документы сотрудница должна представить, если перед декретным отпуском ей предоставляется основной отпуск авансом?

Заявление и справку или заключение от врача.

Для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска авансом сотрудница должна подать заявление, приложив к нему документ, подтверждающий беременность. Например, справку от врача. Такое указание есть в письме Роструда от 18 марта 2008 г. № 659-6-0.

Отпуск с последующим увольнением

Для того чтобы уйти в отпуск и потом уволиться, сотрудник должен написать заявление с просьбой уволить его и предоставить ему отпуск. Это следует из положений части 2 статьи 127 Трудового кодекса РФ.

Далее работодатель решает, давать отпуск с последующим увольнением или нет. Это его право, а не обязанность. Если в итоге сотруднику откажут, тогда придется выплатить ему компенсацию за неиспользованный отпуск в общем порядке (ст. 127 ТК РФ, письмо Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1025-6).

Если же будет принято решение предоставить отпуск с последующим увольнением, то на основании заявления сотрудника издайте соответствующий приказ.

Приказ можно составить по единой форме, разработанной самостоятельно. Или же можно воспользоваться унифицированными формами. Но тогда понадобится составлять два приказа: один на увольнение и другой на отпуск.

Дело в том, что унифицированной формы единого приказа о предоставлении отпуска с последующим увольнением в постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 нет. Но есть типовые бланки для предоставления отпуска сотруднику и для его увольнения. Поэтому в таком случае используйте формы № Т-6 (Т-6а) и № Т-8 (Т-8а).

Предоставив сотруднику отпуск с последующим увольнением, датой увольнения считайте последний день такого отдыха (ч. 2 ст. 127 ТК РФ).

Однако рассчитаться с сотрудником нужно до его ухода в отпуск. Ведь после отдыха сотрудник и работодатель уже не будут связаны обязательствами по трудовому договору. Аналогичным образом поступите с трудовой книжкой и другими документами, которые надо выдать сотруднику при увольнении. То есть передайте их ему перед уходом в отпуск – в последний день работы.

Кстати, сотрудник, который оформил заявление на отпуск с последующим увольнением по собственной инициативе, вправе отозвать свое заявление. Правда, сделать это он может до начала отпуска и при условии, что на его место еще не пригласили в порядке перевода другого сотрудника (ч. 4 ст. 127 ТК РФ).

Процедура предоставления отпусков работникам предприятия состоит из издания следующих обязательных документов:

• график отпусков

• приказ о предоставлении отпуска

• записка-расчет о предоставлении отпуска работнику

При составлении документов необходимо опираться на действующее трудовое законодательство. В первую очередь следует руководствоваться главой 19 ТК РФ, а также другими федеральными законами, регулирующими предоставление отпусков. При предоставлении отпуска также могут издаваться и другие документы, унифицированные формы для которых не существуют, но их обязательность прямо предусмотрена законодательством. К таким документам можно отнести заявление об отпуске. Если отпуск запланирован графиком, нормативно-правовые акты не предусматривают обязанность работников подавать заявление о его предоставлении. Письменное заявление подается тогда, когда работник просит предоставить отпуск в иное, не предусмотренное графиком время. Например:

• заявление о предоставлении отпуска до истечения 6 месяцев непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ);

• заявление о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ);

• заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением (ст. 127 ТК РФ);

• заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ).1

Существуют документы, которые напрямую не упоминаются в законодательных актах об отпусках, но на практике издаются в организациях по их усмотрению:

• приказ об отзыве из отпуска

• приказ о перенесении отпуска

• извещение о начале отпуска

• уведомление о разделении отпуска на части.

Для всех этих документов формы (состав реквизитов) определяются по усмотрению предприятия.

Одним из важнейших документов по предоставлению отпуска является график отпусков. Оформление документа – это проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. Можно дать и более подробное определение — обязательные данные или сведения, которые должен содержать официальный документ, чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций.

График отпусков – это локальный нормативный акт организации, который определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году сотрудникам организации. Исходя из этого определения, назначение графика отпусков следующее:

• установление очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам в соответствии с правилами, действующими на предприятии;

• информирование сотрудников о планируемом времени предоставления им ежегодных оплачиваемых отпусков.

Составление графика отпусков необходимо бухгалтерам для учета расходов на оплату труда. Составить и утвердить график следует не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. К примеру, график отпусков на 2014 год должен быть утвержден не позднее 19 декабря 2013 года. В случае отсутствия графика отпусков или даже при его несвоевременном составлении налоговые органы могут исключить из состава затрат расходы организаций на оплату отпуска сотрудников. Несерьезное отношение к составлению этого документа может сказаться на финансовом состоянии организации. Поэтому кадровым службам рекомендуется начинать составление этого документа еще в ноябре месяце, потому что оформление происходит в четыре стадии:

1. сбор информации в подразделениях о том, кто из работников и когда желает пойти в отпуск;

2. составление графика с учетом законодательства;

3. непосредственное оформление документа;

4. подпись у руководителя кадровой службы и первого лица организации.1

Сначала необходимо узнать мнение работников о времени предоставления им отпуска. Это можно сделать с помощью специальных анкет, а при небольшом штате достаточно повесить объявление или устно оповестить работников, что до конца ноября они должны подать собственноручно составленные заявления или записки о предполагаемой дате использования очередного отпуска. В случае неподачи заявления (анкеты) в установленный срок кадровая служба оставляет за собой право самостоятельно без консультаций с работником определить время предоставления отпуска. Но подобные решения нередко оспаривается работниками, особенно если они имеют право на использование отпуска в удобное время.

Продолжительность отпуска не должна быть меньше, чем установлено законодательством (ст. 115 ТК РФ). Следует обратить внимание на сотрудников, которым положен удлиненный или дополнительный отпуск. В случае разделения отпуска на части, хотя бы одна из его частей не должна быть меньше 14 дней (ст. 125 ТК РФ). В случае перенесения отпуска с согласия работника на следующий рабочий год отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ст. 124 ТК РФ).

Отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется. Поэтому необходимо проследить, не произошло ли у работника при этом смещение рабочего года.

Если при составлении графика отпусков у некоторых работников право на отпуск еще не наступило (со дня приема на работу не прошло шести месяцев), также это следует учитывать. Не стоит забывать про исключения, установленные ч. 3 ст. 122 ТК РФ.1

Для графика отпусков предусмотрена специальная унифицированная форма №Т-7. В шестой графе указывается конкретная календарная дата начала отпуска. Если отпуск разбивается на части, то в пятой и шестой графе 5 и 6 формы №Т-7 указываются даты начала каждой части отпуска. Седьмая графа под названием «Фактическая дата отпуска» остается незаполненной до выхода работника в отпуск. А восьмая и девятая графа «Перенесение отпуска» могут оставаться пустыми, если сотрудник использует отпуск в соответствии с запланированными изначально в графике датами. В графе «Примечания» можно делать отметки, необходимые отделу кадров или бухгалтерии. После заполнения формы №Т-7, происходит согласование и утверждение документа. Обязательным условием является мнение выборного профсоюзного органа данной организации, которое должно быть изложено в письменной форме. Реквизиты этого документа указываются в соответствующих строках формы №Т-7, т.е. в левом верхнем углу ниже названия организации указываются дата (месяц прописью) и номер протокола заседания.

Так как график отпусков является локальным нормативным актом организации, то целесообразно согласовать его проект с руководителями структурных подразделений. Свою визу на проекте графика отпусков также должен поставить главный бухгалтер организации, поскольку именно бухгалтерия будет отвечать за выплату работникам отпускных. Затем документ визируется руководителем кадровой службы и передается на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу. Вне зависимости от того, каким числом руководитель организации утвердил график отпусков, он вступает в силу с 1 января календарного года.

Немаловажным является то, что работники должны быть ознакомлены с готовым графиком, причем, желательно каждого работника ознакомить под роспись. Однако в форме №Т–7 не предусмотрена графа, предназначенная для проставления подписей самими работниками.

В случае если работник будет предупрежден о начале отпуска позднее, чем за две недели, либо ему вовремя не выплатили отпускные, то работодатель (по письменному заявлению работника) обязан будет перенести работнику отпуск на другой согласованный с ним срок. При переносе срока отпуска на другое время в соответствии со ст. 124 ТК РФ с согласия работника и работодателя (в лице руководителя структурного подразделения предприятия) в график отпусков вносятся соответствующие изменения. О внесении изменений руководителем предприятия издается приказ.

Таким образом, очередность предоставления отпусков определяется графиком отпусков (унифицированная форма №Т-7), составление которого происходит в 4 этапа. Утверждение должно происходить не позже 17 декабря. Работники должны быть ознакомлены с графиком отпусков под роспись, это можно сделать тремя способами. Сотрудников, принятых в первом полугодии, необходимо включать в график, во втором – нет необходимости. Продление и перенесение отпуска так же отражается в графике отпусков. Данная процедура основывается на Приказе и подтвердительных документах.

Для издания приказов по личному составу, к которым относятся и приказы о предоставлении отпуска, необходимо наличие в них ссылки на документы-основания. В силу сложившейся традиции любой приказ руководителя организации по личному составу издается на основе так называемого инициативного документа, который и является основанием для издания самого приказа. В приказе обязательным реквизитом является ссылка на соответствующий документ-основание, при этом указывается наименование документа (заявление), дата и номер, а также нередко должность, инициалы и фамилия автора документа.

Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги в соответствии с установленной предприятием формой (образцом) и подписывается лично человеком, подающим заявление. Для придания заявлению юридической силы этот документ должен быть адресован руководителю организации с указанием его должности, инициалов, фамилии. Заявление обязательно должно содержать сведения о его авторе с указанием должности, инициалов и фамилии. Следует указание вида документа слово «заявление». Текст документа должен содержать предмет или причину составления заявления. Важнейшими реквизитами заявления являются дата составления и собственноручная подпись работника.1

Заявление на отпуск – это документ, который содержит просьбу работника о предоставлении ему отпуска определенного вида и продолжительности. Назначение заявления на отпуск в инициации процедуры предоставления работнику отпуска, с последующим изданием приказа о предоставлении отпуска. Заявление на отпуск необходимо заполнять случаях:

• предоставление отпуска сотрудникам, недавно принятым на работу;

• предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска тем, кто имеет на него право до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации;

• компенсация части отпуска, превышающей 28 дней;

• предоставление неиспользованного отпуска (или компенсации за него) с последующим увольнением;

• получение всех видов неоплачиваемых отпусков;

• предоставление учебного оплачиваемого отпуска.2

В заявлениях на отпуск в тексте обязательно указание вида отпуска, периода работы, за который он предоставляется, даты начала и окончания отпуска. Важным моментом так же является то, что при подготовке заявления о предоставлении отпуска к нему обязательно следует приложить документы, подтверждающие обоснованность обращения заявителя:

• отпуск по беременности и родам — листок нетрудоспособности;

• отпуск в связи с рождением ребенка — свидетельство о рождении ребенка;

• учебный отпуск — справка-вызов из образовательного учреждения;

• отпуск за стаж работы (предоставляется отдельным категориям работников в соответствии с федеральным законодательством) — справка о подтверждении стажа (выписка из личного дела).

Форма заявления на отпуск предусмотрена в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации.

Заявление на отпуск должно обязательно содержать следующие реквизиты:

• адресат, руководитель организации с указанием его должности, фамилии и инициалов;

• автор, должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия;

• название вида документа;

• текст;

• подпись;

• дата.

Многие организации разрабатывают для заявления о предоставлении отпуска трафаретный бланк, в котором работник заполняет только переменные данные. Заявление пишется в одном экземпляре. На заявлении проставляется виза руководителя структурного подразделения. Виза это реквизит, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации с содержанием документа.

Таким образом, заявление о предоставлении отпуска является одним из оснований для издания приказа о предоставлении отпуска работнику. Написание заявления необходимо в случаях, не предусмотренных графиком отпусков. К заявлению необходимо прилагать документы, подтверждающие право работника на соответствующий отпуск.

После утверждения графика отпусков следующим этапом документального оформления отпусков в общем случае является издание приказа о предоставлении отпуска работникам организации. Приказ относится к организационно–распорядительным документам, то есть к виду письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц. Приказ является одним из самых распространенных видов распорядительных документов, которые издаются администрацией всех организаций.

Согласно государственному стандарту приказом называется правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, действующего на основе принципа единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением.

Приказ о предоставлении отпуска – это документ, на основании которого фиксируется факт предоставления работникам предприятия отпусков. Приказ на отпуск издается руководителем предприятия, а распоряжение о предоставлении отпусков — другими уполномоченными руководителем предприятия должностными лицами.

Приказом документируется факт предоставления как основного (ежегодного оплачиваемого) отпуска, так и других видов оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков. Порядок предоставления отпусков работникам предприятия, их виды, продолжительность, размер, очередность, исчисление и др., определяется в соответствии с гл. 19 ТК РФ, а также положениями других нормативно-правовых актов, локальных актов организации и трудовых договоров, заключенных с соответствующими работниками.

Приказы составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке работника (форма №Т-2 или №Т-2ГС(МС), лицевом счете (форма №Т-54 или №Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме №Т-60 «Записка — расчет о предоставлении отпуска работнику».

Оформление проекта приказа о предоставлении отпуска производится с применением унифицированных форм №Т-6 и Т-6а, которые предусмотрены Госкомстатом РФ. При этом унифицированная форма №Т-6 применяется для документирования факта предоставления отпуска одному работнику, тогда как унифицированная форма №Т-6а — для документирования факта предоставления отпуска двум и более работникам. То есть кадровая служба организации имеет возможность оформить в приказе за одной датой и одним регистрационным номером факт предоставления отпуска нескольким работникам. Какую форму использовать, решает сама организация. Недостаток формы №Т-6а в том, что ее использование не всегда удобно, так как предусмотрено мало места для внесения сведений. В то же время форма №Т-6а значительно сокращает количество издаваемых приказов, что упрощает документооборот предприятия.

Приказы бывают двух видов: по основной деятельности и по личному составу. Приказ о предоставлении отпуска работникам является приказом по личному составу, оформляется на общем бланке с продольным расположением реквизитов. Подписанный руководителем предприятия приказ объявляется работнику под роспись. Оформление приказа производится в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Реквизиты, используемые в приказе о предоставлении отпуска:

1. код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

2. код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) – 0301005;

3. наименование предприятия должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах;

4. наименование вида документа. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает особые правила оформления реквизита «Наименование документа». Слово «ПРИКАЗ» печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом;

5. датой приказа является дата его подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами;

6. регистрационный номер документа – №03-54. Первая часть номера означает номер структурного подразделения, издавшего приказ, а вторая часть номера – порядковый номер документа;

7. заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. То есть должен отвечать на вопросы о чем (о ком)? Точка в конце заголовка не ставится. Приказ (о чем?) о предоставлении отпуска работнику;

8. текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Текст приказа должен быть составлен на государственном языке Российской Федерации, то есть на русском, в двух частях: констатирующей и распорядительной. Первую часть разрешается опускать.

Текст унифицированной формы Т-6 начинается с фразы: «Предоставить отпуск», затем указываются в дательном падеже фамилия, имя, отчество работника. В форме №Т-6 предусмотрена графа для табельного номера работника, ее указываем в соответствии со штатным расписанием организации. Далее пишется наименование структурного подразделения, где работник трудится, его должность (специальность, профессия), обозначенные в трудовом договоре, в приказе о приеме работника, а если он был переведен, то в изменении к трудовому договору и приказе о переводе (начальник цеха).

Указывая эти данные, кадровикам следует использовать личную карточку работника. Затем заполняется графа «за период работы», то есть проставляется начальная и последняя дата рабочего года, за который работник имеет право на отпуск. Далее нужно заполнить в соответствии с видами отпусков, установленных ТК РФ, пункты А, Б, В, представленные в унифицированной форме Т-6.

В пункте А следует указать количество календарных дней, если предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск, а так же даты начала и окончания отпуска. Пункт Б заполняется в случае, если работнику предусмотрен ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы или какой-либо другой. В нашем случае эта графа остается пустой (можно поставить прочерки), так как никакие другие виды отпусков не предоставляются. В пункте В необходимо прописать общее количество календарных дней отпуска, то есть сумму дней отпуска из пунктов А и Б, а так же временные рамки, состоящие их конкретных дат.

• наименование должности;

• личная подпись;

• расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

10) виза об ознакомлении работника с приказом содержит:

• слова «С приказом работник ознакомлен»;

• личную подпись работника;

• дату ознакомления.

Проставления дополнительных удостоверяющих реквизитов (печати) приказ не требует.

Ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются совместителям одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности (ч. 2 ст. 286 ТК РФ).

Таким образом, основанием предоставления отпуска является приказ (распоряжение) руководителя предприятия, для которого предусмотрены две унифицированные формы Т-6 и Т-6а. Он относится к приказам по личному составу, а так же к организационно – распорядительным документам, следовательно, используются реквизиты, характерные для всех организационно – распорядительных документов. Оформляется на общем бланке с продольным расположением реквизитов с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Уведомление – это документ, которым работодатель сообщает работнику официальную информацию о каких-либо изменениях в трудовых отношениях. Уведомление относится к документам, которые не имеют официального статуса — этот документ не включен в Общероссийский классификатор управленческой документации, ни один нормативный документ межотраслевого действия не содержат правил составления и оформления уведомления. ТК РФ предусматривает обязательное направление работнику письменного уведомления работодателя в целом ряде случаев, в том числе и при предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков.

Уведомление об отпуске – это документ, основная задача которого извещение (предупреждение) работника о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска. В форме уведомления работодатель также может предложить работнику разделить отпуск на части, что предусмотрено ст. 125 ТК РФ.

Согласно ст. 123 ТК РФ работник должен быть уведомлен о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска не позднее, чем за две недели до установленной графиком отпусков даты начала отпуска. Уведомление об отпуске не нужно составлять в том случае, если работник идет в отпуск по заявлению. Предупреждение об отпуске следует направлять работнику персонально и в письменной форме.

Допускается уведомление работников одного структурного подразделения об установленных датах начала отпусков под роспись в рабочей тетради руководителя структурного подразделения (с соблюдением вышеуказанного срока). Несвоевременное предупреждение работника о дате начала отпуска дает основание для переноса отпуска на другой срок. В случае отказа работника от ознакомления с уведомлением составляется соответствующий акт.

Для того чтобы уведомление обладало юридической силой, необходимо соблюдать следующие требования:

• документ должен содержать наименование организации (предприятия) и необходимые данные, позволяющие ее идентифицировать;

• документ должен быть адресован работнику с указанием его должности, инициалов, фамилии и адреса проживания, если документ направляется по почте;

• документ должен быть зарегистрирован, и его дата должна соответствовать требованиям законодательства;

• текст уведомления должен содержать сообщение о предстоящих действиях работодателя со ссылкой на документы, статьи законодательства, а также последствия этих действий для работника;

• документ должен быть подписан работодателем (руководителем организации) или его заместителем, имеющим на то полномочия с указанием его должности, инициалов и фамилии.

При несоблюдении этих рекомендаций уведомление может оказаться лишенным юридической силы и уже не сможет быть доказательством предупреждения работника о предстоящих действиях работодателя.

На многих предприятиях уведомления оформляют внутренним документом, который содержит указание должности, фамилии, имени, отчества работника, текст с информацией о предстоящих изменениях, но не проходит регистрацию и не имеет номера. Встречаются случаи, когда подписывают уведомления должностные лица, которые не являются уполномоченными представителями работодателя. Оформленные таким образом уведомления могут вызвать замечания проверяющих. Самым серьезным аргументом следует считать то обстоятельство, что при возникновении трудового спора и судебных разбирательствах такие документы не исполняет роль доказательства.

Для оформления уведомлений представляется наиболее рациональным использовать бланк письма организации, так как он предусматривает все необходимые реквизиты, придает уведомлению официальный характер. Текст уведомлений также целесообразно составлять в соответствии с рекомендациями по составлению информационных писем: в первой части изложить условия или причины, а во второй — предложения или решения.

Уведомление может быть направлено по почте на тот адрес, который работник сообщил работодателю. В этом случае документ отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении, копию письма и почтовую квитанцию следует сохранять. Уведомление может быть вручено работнику лично. В этом случае документ адресуется должностному лицу. При таком способе ознакомления работника с уведомлением на нем должна быть оформлена виза ознакомления и согласия (или несогласия) работника с содержанием документа. Наличие подписи работника и его ответа на уведомлении делает этот вариант оформления более предпочтительным, чем отправка документа по почте.

Допускается использование заранее составленной трафаретной формы, в которой необходимо будет дописать только переменные данные. Применение трафаретных форм значительно сокращает время на составление документа и вносит единообразие в документооборот. Необходимо помнить при заполнении, что фамилия, имя, отчества работника, его должность и структурное подразделение (в правом верхнем углу) пишутся в дательном падеже.

Таким образом, основная задача уведомления об отпуске — это извещение (предупреждение) работника о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска в соответствии с ТК РФ. Чтобы уведомление обладало юридической силой, необходимо грамотно оформить все реквизиты, а именно наименование организации, адресат (с указанием должности, инициалов, фамилии), регистрационный номер и дату, текст (со ссылкой на документы, статьи законодательства), подпись работодателя. Обязательно наличие визы ознакомления и согласия (или несогласия) работника с содержанием документа. Только при полном наборе реквизитов уведомление может служить доказательством в судебном разбирательстве.

На основании Приказа работник кадровой службы оформляет записку-расчет, поэтому необходимо рассмотреть основные аспекты ее оформления.

Записка-расчет о предоставлении отпуска – это документ, предназначенный для подтверждения факта предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и подготовки расчета выплат, причитающихся ему за период отпуска. Данный документ также унифицирован Госкомстатом, это форма №Т-60. Она является двухсторонней. Лицевая сторона заполняется работником кадровой службы, а оборотная сторона — бухгалтером. Начало документа схоже с приказом о предоставлении отпуска, который был рассмотрен выше, здесь особых сложностей быть не должно, поэтому подробно останавливаться на этом не будем.

При оформлении части ежегодного оплачиваемого отпуска в графе «Расчетный период» указывается целый год, даже если он еще не отработан сотрудником. В случае оформления отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком графа не заполняется.

При использовании в расчетах корректировочного коэффициента, составляется бухгалтерская справка. Унифицированной формы для данной справки не предусмотрено. Она может быть самостоятельно разработана бухгалтером, но так как бухгалтерская справка является первичным учетным документом, в ней должны содержаться обязательные реквизиты, предусмотренные Законом «О бухгалтерском учете».

При заполнении графы 4 «Количество календарных дней расчетного периода» необходимо помнить, что при расчете отпускных применяется «условное» число календарных дней, которое в полностью отработанном месяце составляет — 29,4 дня. В случае не полностью отработанного месяца применяется дополнительный расчет, путем деления «условного» числа на фактическое число календарных дней в месяце и умножением на отработанные дни.

Пятая графа «Количество часов расчетного периода» заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный расчет рабочего времени.

Шестая графа – это величина среднего дневного заработка определяется путем деления суммы начислений за расчетный период на количество календарных дней, принимаемых расчетного периода.

Отпускные, подлежащие выплате работнику, рассчитываются путем умножения среднего дневного заработка на количество дней отпуска и вычитанием из полученной суммы налога на доходы и прочих удержаний.

Оформление подписи должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003, так же как оформление и остальных обязательных реквизитов – наименования организации, наименования вида документа, заголовка к тексту, кодов по ОКУД и ОКПО. Записка-расчет предназначена для подтверждения факта предоставления отпуска, а так же для расчета выплат, причитающихся работнику при предоставлении отпуска. Заполняется в соответствии с унифицированной формой №Т-60 и сотрудником отдела кадров, и бухгалтером.

Таким образом, были рассмотрены основные документы, с оформлением которых приходится сталкиваться работникам отдела кадров при предоставлении отпусков. К таким документам относятся график отпусков, заявление об отпуске, приказ о предоставлении отпуска работнику, уведомление об отпуске и записка-расчет о предоставлении отпуска работнику. Порядок предоставления отпусков регламентируется гл. 19 ТК РФ, а так же иными федеральными законами, затрагивающими предоставление отпусков. Соответственно при создании документов необходимо руководствоваться их положениями. При работе с документами следует учитывать требования Государственной системы документационного обеспечения управления, инструкции по делопроизводству конкретного предприятия и положения ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Надлежащее оформление документов является подтверждением факта законного предоставления отпусков работникам организации.

Процедура предоставления отпусков работникам предприятия состоит из издания следующих обязательных документов:

• график отпусков

• приказ о предоставлении отпуска

• записка-расчет о предоставлении отпуска работнику

При составлении документов необходимо опираться на действующее трудовое законодательство. В первую очередь следует руководствоваться главой 19 ТК РФ, а также другими федеральными законами, регулирующими предоставление отпусков. При предоставлении отпуска также могут издаваться и другие документы, унифицированные формы для которых не существуют, но их обязательность прямо предусмотрена законодательством. К таким документам можно отнести заявление об отпуске. Если отпуск запланирован графиком, нормативно-правовые акты не предусматривают обязанность работников подавать заявление о его предоставлении. Письменное заявление подается тогда, когда работник просит предоставить отпуск в иное, не предусмотренное графиком время. Например:

• заявление о предоставлении отпуска до истечения 6 месяцев непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ);

• заявление о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ);

• заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением (ст. 127 ТК РФ);

• заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ).1

Существуют документы, которые напрямую не упоминаются в законодательных актах об отпусках, но на практике издаются в организациях по их усмотрению:

• приказ об отзыве из отпуска

• приказ о перенесении отпуска

• извещение о начале отпуска

• уведомление о разделении отпуска на части.

Для всех этих документов формы (состав реквизитов) определяются по усмотрению предприятия.

Одним из важнейших документов по предоставлению отпуска является график отпусков. Оформление документа – это проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. Можно дать и более подробное определение — обязательные данные или сведения, которые должен содержать официальный документ, чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций.

График отпусков – это локальный нормативный акт организации, который определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году сотрудникам организации. Исходя из этого определения, назначение графика отпусков следующее:

• установление очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам в соответствии с правилами, действующими на предприятии;

• информирование сотрудников о планируемом времени предоставления им ежегодных оплачиваемых отпусков.

Составление графика отпусков необходимо бухгалтерам для учета расходов на оплату труда. Составить и утвердить график следует не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. К примеру, график отпусков на 2014 год должен быть утвержден не позднее 19 декабря 2013 года. В случае отсутствия графика отпусков или даже при его несвоевременном составлении налоговые органы могут исключить из состава затрат расходы организаций на оплату отпуска сотрудников. Несерьезное отношение к составлению этого документа может сказаться на финансовом состоянии организации. Поэтому кадровым службам рекомендуется начинать составление этого документа еще в ноябре месяце, потому что оформление происходит в четыре стадии:

1. сбор информации в подразделениях о том, кто из работников и когда желает пойти в отпуск;

2. составление графика с учетом законодательства;

3. непосредственное оформление документа;

4. подпись у руководителя кадровой службы и первого лица организации.1

Сначала необходимо узнать мнение работников о времени предоставления им отпуска. Это можно сделать с помощью специальных анкет, а при небольшом штате достаточно повесить объявление или устно оповестить работников, что до конца ноября они должны подать собственноручно составленные заявления или записки о предполагаемой дате использования очередного отпуска. В случае неподачи заявления (анкеты) в установленный срок кадровая служба оставляет за собой право самостоятельно без консультаций с работником определить время предоставления отпуска. Но подобные решения нередко оспаривается работниками, особенно если они имеют право на использование отпуска в удобное время.

Продолжительность отпуска не должна быть меньше, чем установлено законодательством (ст. 115 ТК РФ). Следует обратить внимание на сотрудников, которым положен удлиненный или дополнительный отпуск. В случае разделения отпуска на части, хотя бы одна из его частей не должна быть меньше 14 дней (ст. 125 ТК РФ). В случае перенесения отпуска с согласия работника на следующий рабочий год отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ст. 124 ТК РФ).

Отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется. Поэтому необходимо проследить, не произошло ли у работника при этом смещение рабочего года.

Если при составлении графика отпусков у некоторых работников право на отпуск еще не наступило (со дня приема на работу не прошло шести месяцев), также это следует учитывать. Не стоит забывать про исключения, установленные ч. 3 ст. 122 ТК РФ.1

Для графика отпусков предусмотрена специальная унифицированная форма №Т-7. В шестой графе указывается конкретная календарная дата начала отпуска. Если отпуск разбивается на части, то в пятой и шестой графе 5 и 6 формы №Т-7 указываются даты начала каждой части отпуска. Седьмая графа под названием «Фактическая дата отпуска» остается незаполненной до выхода работника в отпуск. А восьмая и девятая графа «Перенесение отпуска» могут оставаться пустыми, если сотрудник использует отпуск в соответствии с запланированными изначально в графике датами. В графе «Примечания» можно делать отметки, необходимые отделу кадров или бухгалтерии. После заполнения формы №Т-7, происходит согласование и утверждение документа. Обязательным условием является мнение выборного профсоюзного органа данной организации, которое должно быть изложено в письменной форме. Реквизиты этого документа указываются в соответствующих строках формы №Т-7, т.е. в левом верхнем углу ниже названия организации указываются дата (месяц прописью) и номер протокола заседания.

Так как график отпусков является локальным нормативным актом организации, то целесообразно согласовать его проект с руководителями структурных подразделений. Свою визу на проекте графика отпусков также должен поставить главный бухгалтер организации, поскольку именно бухгалтерия будет отвечать за выплату работникам отпускных. Затем документ визируется руководителем кадровой службы и передается на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу. Вне зависимости от того, каким числом руководитель организации утвердил график отпусков, он вступает в силу с 1 января календарного года.

Немаловажным является то, что работники должны быть ознакомлены с готовым графиком, причем, желательно каждого работника ознакомить под роспись. Однако в форме №Т–7 не предусмотрена графа, предназначенная для проставления подписей самими работниками.

В случае если работник будет предупрежден о начале отпуска позднее, чем за две недели, либо ему вовремя не выплатили отпускные, то работодатель (по письменному заявлению работника) обязан будет перенести работнику отпуск на другой согласованный с ним срок. При переносе срока отпуска на другое время в соответствии со ст. 124 ТК РФ с согласия работника и работодателя (в лице руководителя структурного подразделения предприятия) в график отпусков вносятся соответствующие изменения. О внесении изменений руководителем предприятия издается приказ.

Таким образом, очередность предоставления отпусков определяется графиком отпусков (унифицированная форма №Т-7), составление которого происходит в 4 этапа. Утверждение должно происходить не позже 17 декабря. Работники должны быть ознакомлены с графиком отпусков под роспись, это можно сделать тремя способами. Сотрудников, принятых в первом полугодии, необходимо включать в график, во втором – нет необходимости. Продление и перенесение отпуска так же отражается в графике отпусков. Данная процедура основывается на Приказе и подтвердительных документах.

Для издания приказов по личному составу, к которым относятся и приказы о предоставлении отпуска, необходимо наличие в них ссылки на документы-основания. В силу сложившейся традиции любой приказ руководителя организации по личному составу издается на основе так называемого инициативного документа, который и является основанием для издания самого приказа. В приказе обязательным реквизитом является ссылка на соответствующий документ-основание, при этом указывается наименование документа (заявление), дата и номер, а также нередко должность, инициалы и фамилия автора документа.

Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги в соответствии с установленной предприятием формой (образцом) и подписывается лично человеком, подающим заявление. Для придания заявлению юридической силы этот документ должен быть адресован руководителю организации с указанием его должности, инициалов, фамилии. Заявление обязательно должно содержать сведения о его авторе с указанием должности, инициалов и фамилии. Следует указание вида документа слово «заявление». Текст документа должен содержать предмет или причину составления заявления. Важнейшими реквизитами заявления являются дата составления и собственноручная подпись работника.1

Заявление на отпуск – это документ, который содержит просьбу работника о предоставлении ему отпуска определенного вида и продолжительности. Назначение заявления на отпуск в инициации процедуры предоставления работнику отпуска, с последующим изданием приказа о предоставлении отпуска. Заявление на отпуск необходимо заполнять случаях:

• предоставление отпуска сотрудникам, недавно принятым на работу;

• предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска тем, кто имеет на него право до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации;

• компенсация части отпуска, превышающей 28 дней;

• предоставление неиспользованного отпуска (или компенсации за него) с последующим увольнением;

• получение всех видов неоплачиваемых отпусков;

• предоставление учебного оплачиваемого отпуска.2

В заявлениях на отпуск в тексте обязательно указание вида отпуска, периода работы, за который он предоставляется, даты начала и окончания отпуска. Важным моментом так же является то, что при подготовке заявления о предоставлении отпуска к нему обязательно следует приложить документы, подтверждающие обоснованность обращения заявителя:

• отпуск по беременности и родам — листок нетрудоспособности;

• отпуск в связи с рождением ребенка — свидетельство о рождении ребенка;

• учебный отпуск — справка-вызов из образовательного учреждения;

• отпуск за стаж работы (предоставляется отдельным категориям работников в соответствии с федеральным законодательством) — справка о подтверждении стажа (выписка из личного дела).

Форма заявления на отпуск предусмотрена в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации.

Заявление на отпуск должно обязательно содержать следующие реквизиты:

• адресат, руководитель организации с указанием его должности, фамилии и инициалов;

• автор, должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия;

• название вида документа;

• текст;

• подпись;

• дата.

Многие организации разрабатывают для заявления о предоставлении отпуска трафаретный бланк, в котором работник заполняет только переменные данные. Заявление пишется в одном экземпляре. На заявлении проставляется виза руководителя структурного подразделения. Виза это реквизит, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации с содержанием документа.

Таким образом, заявление о предоставлении отпуска является одним из оснований для издания приказа о предоставлении отпуска работнику. Написание заявления необходимо в случаях, не предусмотренных графиком отпусков. К заявлению необходимо прилагать документы, подтверждающие право работника на соответствующий отпуск.

После утверждения графика отпусков следующим этапом документального оформления отпусков в общем случае является издание приказа о предоставлении отпуска работникам организации. Приказ относится к организационно–распорядительным документам, то есть к виду письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц. Приказ является одним из самых распространенных видов распорядительных документов, которые издаются администрацией всех организаций.

Согласно государственному стандарту приказом называется правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, действующего на основе принципа единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением.

Приказ о предоставлении отпуска – это документ, на основании которого фиксируется факт предоставления работникам предприятия отпусков. Приказ на отпуск издается руководителем предприятия, а распоряжение о предоставлении отпусков — другими уполномоченными руководителем предприятия должностными лицами.

Приказом документируется факт предоставления как основного (ежегодного оплачиваемого) отпуска, так и других видов оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков. Порядок предоставления отпусков работникам предприятия, их виды, продолжительность, размер, очередность, исчисление и др., определяется в соответствии с гл. 19 ТК РФ, а также положениями других нормативно-правовых актов, локальных актов организации и трудовых договоров, заключенных с соответствующими работниками.

Приказы составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке работника (форма №Т-2 или №Т-2ГС(МС), лицевом счете (форма №Т-54 или №Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме №Т-60 «Записка — расчет о предоставлении отпуска работнику».

Оформление проекта приказа о предоставлении отпуска производится с применением унифицированных форм №Т-6 и Т-6а, которые предусмотрены Госкомстатом РФ. При этом унифицированная форма №Т-6 применяется для документирования факта предоставления отпуска одному работнику, тогда как унифицированная форма №Т-6а — для документирования факта предоставления отпуска двум и более работникам. То есть кадровая служба организации имеет возможность оформить в приказе за одной датой и одним регистрационным номером факт предоставления отпуска нескольким работникам. Какую форму использовать, решает сама организация. Недостаток формы №Т-6а в том, что ее использование не всегда удобно, так как предусмотрено мало места для внесения сведений. В то же время форма №Т-6а значительно сокращает количество издаваемых приказов, что упрощает документооборот предприятия.

Приказы бывают двух видов: по основной деятельности и по личному составу. Приказ о предоставлении отпуска работникам является приказом по личному составу, оформляется на общем бланке с продольным расположением реквизитов. Подписанный руководителем предприятия приказ объявляется работнику под роспись. Оформление приказа производится в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Реквизиты, используемые в приказе о предоставлении отпуска:

1. код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

2. код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) – 0301005;

3. наименование предприятия должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах;

4. наименование вида документа. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает особые правила оформления реквизита «Наименование документа». Слово «ПРИКАЗ» печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом;

5. датой приказа является дата его подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами;

6. регистрационный номер документа – №03-54. Первая часть номера означает номер структурного подразделения, издавшего приказ, а вторая часть номера – порядковый номер документа;

7. заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. То есть должен отвечать на вопросы о чем (о ком)? Точка в конце заголовка не ставится. Приказ (о чем?) о предоставлении отпуска работнику;

8. текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Текст приказа должен быть составлен на государственном языке Российской Федерации, то есть на русском, в двух частях: констатирующей и распорядительной. Первую часть разрешается опускать.

Текст унифицированной формы Т-6 начинается с фразы: «Предоставить отпуск», затем указываются в дательном падеже фамилия, имя, отчество работника. В форме №Т-6 предусмотрена графа для табельного номера работника, ее указываем в соответствии со штатным расписанием организации. Далее пишется наименование структурного подразделения, где работник трудится, его должность (специальность, профессия), обозначенные в трудовом договоре, в приказе о приеме работника, а если он был переведен, то в изменении к трудовому договору и приказе о переводе (начальник цеха).

Указывая эти данные, кадровикам следует использовать личную карточку работника. Затем заполняется графа «за период работы», то есть проставляется начальная и последняя дата рабочего года, за который работник имеет право на отпуск. Далее нужно заполнить в соответствии с видами отпусков, установленных ТК РФ, пункты А, Б, В, представленные в унифицированной форме Т-6.

В пункте А следует указать количество календарных дней, если предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск, а так же даты начала и окончания отпуска. Пункт Б заполняется в случае, если работнику предусмотрен ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы или какой-либо другой. В нашем случае эта графа остается пустой (можно поставить прочерки), так как никакие другие виды отпусков не предоставляются. В пункте В необходимо прописать общее количество календарных дней отпуска, то есть сумму дней отпуска из пунктов А и Б, а так же временные рамки, состоящие их конкретных дат.

• наименование должности;

• личная подпись;

• расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

10) виза об ознакомлении работника с приказом содержит:

• слова «С приказом работник ознакомлен»;

• личную подпись работника;

• дату ознакомления.

Проставления дополнительных удостоверяющих реквизитов (печати) приказ не требует.

Ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются совместителям одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности (ч. 2 ст. 286 ТК РФ).

Таким образом, основанием предоставления отпуска является приказ (распоряжение) руководителя предприятия, для которого предусмотрены две унифицированные формы Т-6 и Т-6а. Он относится к приказам по личному составу, а так же к организационно – распорядительным документам, следовательно, используются реквизиты, характерные для всех организационно – распорядительных документов. Оформляется на общем бланке с продольным расположением реквизитов с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Уведомление – это документ, которым работодатель сообщает работнику официальную информацию о каких-либо изменениях в трудовых отношениях. Уведомление относится к документам, которые не имеют официального статуса — этот документ не включен в Общероссийский классификатор управленческой документации, ни один нормативный документ межотраслевого действия не содержат правил составления и оформления уведомления. ТК РФ предусматривает обязательное направление работнику письменного уведомления работодателя в целом ряде случаев, в том числе и при предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков.

Уведомление об отпуске – это документ, основная задача которого извещение (предупреждение) работника о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска. В форме уведомления работодатель также может предложить работнику разделить отпуск на части, что предусмотрено ст. 125 ТК РФ.

Согласно ст. 123 ТК РФ работник должен быть уведомлен о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска не позднее, чем за две недели до установленной графиком отпусков даты начала отпуска. Уведомление об отпуске не нужно составлять в том случае, если работник идет в отпуск по заявлению. Предупреждение об отпуске следует направлять работнику персонально и в письменной форме.

Допускается уведомление работников одного структурного подразделения об установленных датах начала отпусков под роспись в рабочей тетради руководителя структурного подразделения (с соблюдением вышеуказанного срока). Несвоевременное предупреждение работника о дате начала отпуска дает основание для переноса отпуска на другой срок. В случае отказа работника от ознакомления с уведомлением составляется соответствующий акт.

Для того чтобы уведомление обладало юридической силой, необходимо соблюдать следующие требования:

• документ должен содержать наименование организации (предприятия) и необходимые данные, позволяющие ее идентифицировать;

• документ должен быть адресован работнику с указанием его должности, инициалов, фамилии и адреса проживания, если документ направляется по почте;

• документ должен быть зарегистрирован, и его дата должна соответствовать требованиям законодательства;

• текст уведомления должен содержать сообщение о предстоящих действиях работодателя со ссылкой на документы, статьи законодательства, а также последствия этих действий для работника;

• документ должен быть подписан работодателем (руководителем организации) или его заместителем, имеющим на то полномочия с указанием его должности, инициалов и фамилии.

При несоблюдении этих рекомендаций уведомление может оказаться лишенным юридической силы и уже не сможет быть доказательством предупреждения работника о предстоящих действиях работодателя.

На многих предприятиях уведомления оформляют внутренним документом, который содержит указание должности, фамилии, имени, отчества работника, текст с информацией о предстоящих изменениях, но не проходит регистрацию и не имеет номера. Встречаются случаи, когда подписывают уведомления должностные лица, которые не являются уполномоченными представителями работодателя. Оформленные таким образом уведомления могут вызвать замечания проверяющих. Самым серьезным аргументом следует считать то обстоятельство, что при возникновении трудового спора и судебных разбирательствах такие документы не исполняет роль доказательства.

Для оформления уведомлений представляется наиболее рациональным использовать бланк письма организации, так как он предусматривает все необходимые реквизиты, придает уведомлению официальный характер. Текст уведомлений также целесообразно составлять в соответствии с рекомендациями по составлению информационных писем: в первой части изложить условия или причины, а во второй — предложения или решения.

Уведомление может быть направлено по почте на тот адрес, который работник сообщил работодателю. В этом случае документ отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении, копию письма и почтовую квитанцию следует сохранять. Уведомление может быть вручено работнику лично. В этом случае документ адресуется должностному лицу. При таком способе ознакомления работника с уведомлением на нем должна быть оформлена виза ознакомления и согласия (или несогласия) работника с содержанием документа. Наличие подписи работника и его ответа на уведомлении делает этот вариант оформления более предпочтительным, чем отправка документа по почте.

Допускается использование заранее составленной трафаретной формы, в которой необходимо будет дописать только переменные данные. Применение трафаретных форм значительно сокращает время на составление документа и вносит единообразие в документооборот. Необходимо помнить при заполнении, что фамилия, имя, отчества работника, его должность и структурное подразделение (в правом верхнем углу) пишутся в дательном падеже.

Таким образом, основная задача уведомления об отпуске — это извещение (предупреждение) работника о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска в соответствии с ТК РФ. Чтобы уведомление обладало юридической силой, необходимо грамотно оформить все реквизиты, а именно наименование организации, адресат (с указанием должности, инициалов, фамилии), регистрационный номер и дату, текст (со ссылкой на документы, статьи законодательства), подпись работодателя. Обязательно наличие визы ознакомления и согласия (или несогласия) работника с содержанием документа. Только при полном наборе реквизитов уведомление может служить доказательством в судебном разбирательстве.

На основании Приказа работник кадровой службы оформляет записку-расчет, поэтому необходимо рассмотреть основные аспекты ее оформления.

Записка-расчет о предоставлении отпуска – это документ, предназначенный для подтверждения факта предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и подготовки расчета выплат, причитающихся ему за период отпуска. Данный документ также унифицирован Госкомстатом, это форма №Т-60. Она является двухсторонней. Лицевая сторона заполняется работником кадровой службы, а оборотная сторона — бухгалтером. Начало документа схоже с приказом о предоставлении отпуска, который был рассмотрен выше, здесь особых сложностей быть не должно, поэтому подробно останавливаться на этом не будем.

При оформлении части ежегодного оплачиваемого отпуска в графе «Расчетный период» указывается целый год, даже если он еще не отработан сотрудником. В случае оформления отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком графа не заполняется.

При использовании в расчетах корректировочного коэффициента, составляется бухгалтерская справка. Унифицированной формы для данной справки не предусмотрено. Она может быть самостоятельно разработана бухгалтером, но так как бухгалтерская справка является первичным учетным документом, в ней должны содержаться обязательные реквизиты, предусмотренные Законом «О бухгалтерском учете».

При заполнении графы 4 «Количество календарных дней расчетного периода» необходимо помнить, что при расчете отпускных применяется «условное» число календарных дней, которое в полностью отработанном месяце составляет — 29,4 дня. В случае не полностью отработанного месяца применяется дополнительный расчет, путем деления «условного» числа на фактическое число календарных дней в месяце и умножением на отработанные дни.

Пятая графа «Количество часов расчетного периода» заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный расчет рабочего времени.

Шестая графа – это величина среднего дневного заработка определяется путем деления суммы начислений за расчетный период на количество календарных дней, принимаемых расчетного периода.

Отпускные, подлежащие выплате работнику, рассчитываются путем умножения среднего дневного заработка на количество дней отпуска и вычитанием из полученной суммы налога на доходы и прочих удержаний.

Оформление подписи должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003, так же как оформление и остальных обязательных реквизитов – наименования организации, наименования вида документа, заголовка к тексту, кодов по ОКУД и ОКПО. Записка-расчет предназначена для подтверждения факта предоставления отпуска, а так же для расчета выплат, причитающихся работнику при предоставлении отпуска. Заполняется в соответствии с унифицированной формой №Т-60 и сотрудником отдела кадров, и бухгалтером.

Таким образом, были рассмотрены основные документы, с оформлением которых приходится сталкиваться работникам отдела кадров при предоставлении отпусков. К таким документам относятся график отпусков, заявление об отпуске, приказ о предоставлении отпуска работнику, уведомление об отпуске и записка-расчет о предоставлении отпуска работнику. Порядок предоставления отпусков регламентируется гл. 19 ТК РФ, а так же иными федеральными законами, затрагивающими предоставление отпусков. Соответственно при создании документов необходимо руководствоваться их положениями. При работе с документами следует учитывать требования Государственной системы документационного обеспечения управления, инструкции по делопроизводству конкретного предприятия и положения ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Надлежащее оформление документов является подтверждением факта законного предоставления отпусков работникам организации.

Необходимый минимум документов

Чтобы правильно оформить ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника, понадобится три документа:

• график отпусков;

• приказ о предоставлении отпуска;

• записка-расчет на отпускные.

Вы вправе по собственному выбору использовать унифицированные формы документов или же самостоятельно разработанные. Во втором случае важно, чтобы в таких документах были предусмотрены все необходимые реквизиты. Какую бы форму вы ни использовали – типовую или самостоятельно разработанную, руководитель должен ее утвердить в приказе.

Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункта 4 ПБУ 1/2008 и подтвержден письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Если же решите использовать типовые формы, вот их перечень:

• форма № Т-7 – график отпусков;

• форма № Т-6 – приказ о предоставлении отпуска одному сотруднику;

• форма № Т-6а – приказ о предоставлении отпуска нескольким сотрудникам;

• форма № Т-60 – записка-расчет на отпускные.

Все эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Помимо перечисленных документов, могут понадобиться и другие. Например, извещение или уведомление об отпуске для сотрудника, его заявление, а при определенных обстоятельствах нужна и справка от врача о состоянии здоровья будущего отпускника. Подробнее обо всем этом читайте в следующих разделах рекомендации.

График отпусков

График отпусков оформляют сотрудники отдела кадров. Если отдела кадров нет, то график может составить тот сотрудник, на которого возложены обязанности вести кадровый учет. Составляют этот документ на каждый календарный год. Причем подготовить его нужно за две недели до наступления этого периода. То есть, к примеру, график отпусков на 2016 год должен быть датирован не позже 17 декабря 2015 года.

Cоставляя график, учтите специфику деятельности и пожелания сотрудников. Если они состоят в профсоюзе, то при составлении графика нужно учесть позицию и этого объединения.

Об этом сказано в статье 123 Трудового кодекса РФ.

График отпусков составляют по той форме, которая утверждена руководителем приказом к учетной политике. См. пример заполнения графика по унифицированной форме.

Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы. А при ее отсутствии любой другой уполномоченный сотрудник, например, главный бухгалтер. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации. С этого момента документ обязателен и для работодателя, и для его сотрудников. Поэтому их нужно ознакомить с графиком отпусков. Как это сделать, в законодательстве не сказано. Следовательно, порядок можно установить по своему усмотрению. Это следует из частей 1 и 2 статьи 123 Трудового кодекса РФ.

Совет: ознакомьте сотрудников с графиком отпусков под подпись. Так вы застрахуете себя от того, что сотрудник откажется уходить в отпуск в установленный для него срок.

Вы можете:

• попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;

• приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Бывает, что сотрудник не уходит в отпуск по графику. Давайте разберемся, что в таком случае грозит работодателю.

Есть перечень случаев, когда ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть перенесен (ст. 124 ТК РФ). Например, так нужно делать, если сотрудник болеет.

Или уход в отпуск негативно скажется на деятельности организации. Тогда с согласия сотрудника отпуск можно перенести.

Наконец, сам сотрудник может попросить о переносе отпуска, написав соответствующее заявление.

В остальных случаях, если препятствий для ухода в отпуск нет и сотрудник сам не попросил о переносе, надо предоставлять отпуск по графику. В противном случае права сотрудника будут нарушены. А это чревато административным штрафом (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Уведомление об отпуске

Формы и способы такого извещения определите самостоятельно. Это могут быть отдельные документы – извещения, уведомления, ознакомительные листы и ведомости, с которыми знакомятся сотрудники, проекты приказов (распоряжений) и т. п. Можно также дополнить график отпусков по форме № Т-7 графами 11 и 12. В одной сотрудник распишется в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой проставит число, когда его об этом уведомили. Такие же рекомендации приведены в письме Роструда от 30 июля 2014 г. № 1693-6-1.

Например, можно оформить уведомление в произвольном виде или заранее (за две недели до начала отпуска) составить приказ об отпуске и ознакомить с ним сотрудника. Требования законодательства о предварительном уведомлении сотрудника о дате начала отпуска в обоих случаях будут соблюдены.

Заявление на отпуск

Когда сотрудник берет очередной отпуск по графику, в котором указана точная дата начала отпуска, писать заявление на отпуск ему не обязательно.

Если сотрудник хочет уйти в отпуск вне графика или в нем не указана точная дата начала отпуска, то он должен написать заявление (в произвольной форме). Также заявление необходимо, если отпуск берет новый сотрудник, который был принят на работу после утверждения графика.

Совет: лучше просите всех сотрудников (в т. ч. и уходящих в отпуск по графику) написать заявление об уходе в отпуск.

Ситуация: можно ли не принимать у сотрудников заявления на отпуск, если его начало выпадает на период повышенной загруженности бухгалтерии?[1]

Загруженность бухгалтерии не может быть основанием для отказа в приеме заявлений на отпуск от сотрудников. Поэтому заявление нужно принять в любом случае.

Конечно, обычно очередность оплачиваемых отпусков определяют ежегодно согласно утвержденному графику. Именно в этом документе и должны быть определены конкретные даты начала отпуска каждого сотрудника.

Однако новый сотрудник, который не был учтен при составлении графика отпусков, или любой другой, который хочет перенести дату отпуска, может подать заявление. И отказать ему в этом праве нельзя. Более того, сотрудник может отправить свое заявление по почте на юридический адрес работодателя, и тогда оно автоматически будет считаться принятым независимо от того, было оно фактически получено или нет. И отпуск придется предоставить.

Другой вопрос, когда отпуск может неблагоприятно сказаться на ходе работы. В таком исключительном случае сотрудника могут не отпустить в отпуск в том периоде, когда он хочет. Однако это допускается только по согласованию с самим сотрудником. Кроме того, перенести отпуск работодатель может на срок, не превышающий 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он положен.

Все это следует из положений статей 122, 123 и 124 Трудового кодекса РФ и статьи 165.1 Гражданского кодекса РФ.

Внимание: работодатель не вправе отказывать в отпуске сотруднику в течение более двух лет подряд. За это предусмотрено административное наказание.

В частности, предусмотрены административные штрафы:

• для должностных лиц организации (руководителя) – от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);

• для предпринимателей – от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.);

• для организации – от 30 000 до 50 000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.).

Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Перенос отпуска

По инициативе сотрудника:

• если работодатель нарушил срок уведомления о начале отпуска или выплаты отпускных;

• при болезни сотрудника;

• в других случаях, когда это предусмотрено в трудовом законодательстве или локальных нормативных актах.

В данном случае основанием для переноса может быть заявление сотрудника, составленное в произвольной форме. На заявлении должна быть разрешительная запись, а также подписи руководителя структурного подразделения (отдела, цеха и т. п.) и руководителя организации.

По инициативе работодателя — в связи с производственной необходимостью. Основанием для переноса отпуска будет распоряжение руководителя. Сотрудника нужно не только ознакомить с таким решением, но и получить его согласие на перенос.

Такой порядок следует из совокупности положений статей 123 и 124 Трудового кодекса РФ.

Продление отпуска

Случаи продления ежегодного основного отпуска сотрудника перечислены в части 1 статьи 124 Трудового кодекса РФ. В частности, отпуск продлевается из-за болезни сотрудника.

О том, что возникли основания для продления отпуска, сотрудник обязан незамедлительно уведомить работодателя любым доступным ему способом (например, по телефону). Если такое уведомление есть, то срок отпуска автоматически продлевается на соответствующее количество дней (например, дней болезни). Это значит, что оформлять специальный приказ на продление отпуска работодателю не требуется. Такой порядок следует из положений пункта 18 Правил, утвержденных постановлением НКТ СССР от 30 апреля 1930 г. № 169.

Продление отпуска необходимо зафиксировать в табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 (№ Т-13) или по самостоятельно разработанной форме. Например, в случае продления отпуска из-за болезни дни, когда сотрудник фактически болел, отмечаются как «Б» или «19», а дни продления отпуска – «ОТ» или «9». Кроме того, соответствующие изменения о фактическом времени отпуска нужно зафиксировать в разделе VIII личной карточки сотрудника по форме № Т-2 или по самостоятельно разработанной форме.

А если человек вышел на работу сразу после окончания даты отпуска в приказе и хочет перенести неотгулянные дни на другое время? Например, он во время отпуска неделю болел и вышел на работу по графику. Тогда сотрудник пишет заявление о переносе, а в табеле и личной карточке продление отпуска не отмечайте.

Приказ на отпуск

Право сотрудника на отпуск подтверждает приказ о его предоставлении.

Если отдельные уведомления о начале отпуска у вас не предусмотрены, то приказ оформите не позднее чем за две недели до его начала и ознакомьте с ним сотрудника под подпись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Ситуация: сколько приказов по форме № Т-6 нужно оформить при уходе сотрудника в отпуск, если он работает в одной и той же организации основным сотрудником и внутренним совместителем?

Составьте два приказа по форме № Т-6 отдельно по каждому основанию – совместительство, основное место работы.

• должность отпускника;

• период, за который сотруднику предоставляют отпуск.

А при внутреннем совместительстве эти реквизиты могут быть разными.

В форме № Т-6 укажите тот рабочий год, за который сотруднику предоставляется отпуск.

Ежегодный оплачиваемый отпуск можно перенести на следующий год только по производственной необходимости: если предоставление отпуска неблагоприятно отразится на работе организации. При этом ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды можно предоставлять либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по взаимной договоренности сотрудника и администрации организации. Трудовое законодательство не содержит положений, предусматривающих использование отпусков за рабочие периоды в хронологической последовательности.

Все это следует из положений статей 122, 123 и 124 Трудового кодекса РФ. Аналогичные выводы следуют из писем Роструда от 14 июня 2012 г. № 854-6-1 и от 1 марта 2007 г. № 473-6-0.

Пример оформления отпуска, если сотрудник не использовал отпуск за год и берет его в следующем году

Экономист организации А.С. Кондратьев принят на работу 11 октября 2014 года.

За период с 11 октября 2014 года по 10 октября 2015 года (первый рабочий год) Кондратьев по производственной необходимости в отпуске не был. Отпуск за этот период он перенес на следующий год. В 2016 году Кондратьев имеет право на отпуск в размере:

• 28 календарных дней за период с 11 октября 2014 года по 10 октября 2015 года;

• 28 календарных дней за период с 11 октября 2015 года по 10 октября 2016 года.

Кондратьев был в отпуске:

• с 3 по 30 апреля 2016 года – 28 календарных дней;

• с 1 по 14 июля 2016 года – 14 календарных дней;

• с 5 по 18 ноября 2016 года – 14 календарных дней.

При заполнении формы № Т-6 бухгалтер указал периоды, за которые сотруднику предоставлен отпуск:

• с 3 по 30 апреля 2016 года – 28 календарных дней – за период с 11 октября 2014 года по 10 октября 2015 года;

• с 1 по 14 июля 2016 года – 14 календарных дней – за период с 11 октября 2015 года по 10 октября 2016 года;

• с 5 по 18 ноября 2016 года – 14 календарных дней – за период с 11 октября 2015 года по 10 октября 2016 года.

Ситуация: как в форме № Т-6 указать период работы, за который предоставляется отпуск? В течение года у сотрудника были периоды, исключаемые из стажа, дающего право на основной отпуск.

В форме № Т-6 укажите тот рабочий год, за который сотруднику предоставляется отпуск. При этом дата окончания рабочего года передвинется на то число календарных дней, которые были исключены из стажа при определении права на отпуск.

Такие разъяснения содержатся в письме Роструда от 14 июня 2012 г. № 854-6-1.

Из 22 календарных дней отпуска за свой счет только 14 дней в рабочем году включаются в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Оставшийся период продолжительностью 8 календарных дней (22 дн. – 14 дн.) из стажа работы, дающего право на отпуск, исключается.

В октябре 2016 года сотруднице предоставили основной ежегодный оплачиваемый отпуск.

При заполнении формы № Т-6 бухгалтер указал рабочий год, за который сотруднице предоставлен отпуск, – с 10 января 2016 года по 17 января 2017 года. То есть окончание рабочего года пришлось не на 9 января 2017 года, а передвинулось на восемь календарных дней.

Зайцева два раза была в декретном отпуске:

Вид отпуска	Период	Календарные дни отпуска
Отпуск по беременности и родам	11 апреля 2011 г. – 28 августа 2011 г.
Отпуск по уходу за первым ребенком	29 августа 2011 г. – 27 сентября 2012 г.
Отпуск по беременности и родам	28 сентября 2012 г. – 2 марта 2013 г.
Отпуск по уходу за вторым ребенком	3 марта 2013 г. – 2 декабря 2014 г.

3 декабря 2014 года она вышла на работу.

15 июня 2015 года Зайцева уходит в очередной отпуск на 18 календарных дней. Бухгалтер определил период, за который положен отпуск: с 18 июня 2010 года по 17 июня 2011 года. Время, когда Зайцева была в отпуске по беременности и родам, бухгалтер включил.

За этот период 10 календарных дней отпуска Зайцева не использовала.

Очередной рабочий год Зайцевой начинается 18 июня 2011 года. Если бы не отпуск по уходу за ребенком, он бы закончился 17 июня 2012 года. Но отпуск по уходу за ребенком не входит в отпускной стаж. Поэтому период, за который нужно предоставить отпуск, увеличивается на 396 календарных дней и длится до 18 июля 2013 года.

Следующий период, за который положен отпуск, начинается 19 июля 2013 года. Если бы не отпуск по уходу за вторым ребенком, он бы закончился 18 июля 2014 года. Но эту дату нужно сдвинуть на 640 календарных дней. Поэтому очередной рабочий год закончится 18 апреля 2016 года.

Ситуация: как в форме № Т-6 указать период работы, за который предоставляется отпуск? Сотруднику предоставлен основной отпуск авансом.

Укажите тот рабочий год, за который сотруднику предоставляется отпуск.

Ведь какого-то особого порядка для предоставления отпуска авансом не предусмотрено.

Право на основной оплачиваемый отпуск возникает у сотрудника ежегодно. Поэтому в форме № Т-6 указывайте тот рабочий год, за который сотруднику предоставляется отпуск. Этот год не всегда равен календарному. Например, рабочим годом может быть период с 12 марта 2014 года (дата приема на работу) по 11 марта 2015 года (дата окончания первого года работы).

Это следует из статьи 122 Трудового кодекса РФ и подтверждается в письме Роструда от 14 июня 2012 г. № 854-6-1.

Пример определения периода, за который предоставляется отпуск, для заполнения формы № Т-6

Экономист организации А.С. Кондратьев принят на работу 12 октября 2015 года. С 16 ноября 2015 года ему предоставили ежегодный основной отпуск продолжительностью 14 календарных дней. Отпуск предоставлен авансом (до того, как сотрудник отработал в организации шесть месяцев).

При заполнении формы № Т-6 бухгалтер указал период, за который сотруднику предоставлен отпуск, – с 12 октября 2015 года по 11 октября 2016 года. То, что отпуск предоставлен авансом, на определение периода, за который предоставляется отпуск, никак не повлияет.

Рабочий год сотрудницы увеличьте на количество дней отпуска по уходу за ребенком.

Это связано с тем, что оплачиваемый отпуск нужно предоставлять сотруднику ежегодно. А время отпуска по уходу за ребенком в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается. Поэтому в форме № Т-6 в таком случае нужно указать период, который состоит из расчетного года (за который сотрудник отпуск еще не брал) и отпуска по уходу за ребенком.

Это предусмотрено статьями 121 и 122 Трудового кодекса РФ.

Пример расчета рабочего периода. Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставлен после отпуска по уходу за ребенком

Кассир А.В. Дежнева принята на работу 20 декабря 2011 года. То есть первоначально ее рабочий год равен периоду с 20 декабря 2011 года по 19 декабря 2012 года. Однако до окончания указанного периода сотрудница ушла в отпуск по уходу за ребенком, который продлился 2 года 9 месяцев и 21 день.

Для расчета нового рабочего периода Дежневой необходимо к первоначальной дате окончания рабочего года прибавить продолжительность отпуска по уходу за ребенком:

19 декабря 2012 года + 2 года 9 месяцев и 21 день = 10 октября 2015 года.

Таким образом, удлиненный рабочий год сотрудницы равен периоду с 20 декабря 2011 года по 10 октября 2015 года. Значит, следующий ее рабочий год в общем случае будет с 11 октября 2015 года по 10 октября 2016 года, если в этом периоде не будет иных дней, которые не входят в стаж, дающий право на отпуск.

Ситуация: как в форме № Т-6 указать период работы, за который предоставляется отпуск? Сотрудник принят по срочному трудовому договору на срок менее года.

В форме № Т-6 укажите рабочий год.

По общему правилу ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется сотруднику за каждый его рабочий год (ст. 122, ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Из этого правила есть исключение – временные (до двух месяцев) и сезонные сотрудники (ст. 291, 295 ТК РФ). Тот факт, что сотрудник принят по срочному трудовому договору, никак не влияет на период, за который предоставляется отпуск. Кроме того, работодатель может продолжить трудовые отношения с сотрудником (ч. 1 ст. 79, ч. 4 ст. 58 ТК РФ).

Поэтому в приказе на отпуск следует указать рабочий год независимо от срока трудового договора с сотрудником. Например, если сотрудник принят на 10 месяцев с 3 февраля 2015 года по 2 декабря 2015 года, то в форме № Т-6 следует указать период с 3 февраля 2015 года по 2 февраля 2016 года.

Ситуация: как в форме № Т-6 указать период работы, если отпуск предоставляется сразу за несколько лет?

Если за предыдущие годы у сотрудника остались неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска или сотрудник вообще не использовал отпуск несколько лет и в текущем году решил ими воспользоваться, то приказ о предоставлении отпуска нужно заполнить в общем порядке. При этом в форме № Т-6 следует указать:

• период соответствующей продолжительности, если отпуск предоставляется за несколько лет, следующих подряд (например, с 3 сентября 2014 года по 2 сентября 2016 года);

• отдельно (через запятую) указать несколько периодов, если они идут непоследовательно (например, с 3 сентября 2013 года по 2 сентября 2014 года, с 3 сентября 2015 года по 2 сентября 2016 года).

В то же время в разделе А «Ежегодный основной оплачиваемый отпуск» приказа укажите общее число дней отпуска независимо от того, за сколько лет и за какие периоды эти дни предоставляются.

Пример оформления предоставления отпуска сотруднику за несколько лет сразу

Секретарь Е.В. Иванова работает в организации с 3 сентября 2013 года. Она не полностью использовала отпуск за предыдущий 2015 год. В текущем 2016 году она использует накопившиеся дни отпуска за 2015 год – 5 календарных дней и за 2016 год – 28 календарных дней. Общая продолжительность отпуска составляет 33 (5 + 28) календарных дня.

Заполняя форму № Т-6, бухгалтер указал следующие периоды работы:

• с 3 сентября 2014 года по 2 сентября 2015 года – 5 календарных дней;

• с 3 сентября 2015 года по 2 сентября 2016 года – 28 календарных дней.

Записка-расчет

Выплатить отпускные сотруднику нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Расчет отпускных, как и любой другой факт хозяйственной жизни, надо оформить первичным документом. Поэтому сумму отпускных отразите в записке-расчете (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).[2]

Записку-расчет составляют на основании приказа о предоставлении отпуска. Подписывают документ специалист кадровой службы и бухгалтер, который делал расчет.

Записку-расчет о предоставлении отпуска можно составить:

– по унифицированной форме № Т-60;

– по форме, самостоятельно разработанной организацией.

Пример оформления лицевой стороны записки-расчета

Отпуск перед декретом

Ситуация: какие документы сотрудница должна представить, если перед декретным отпуском ей предоставляется основной отпуск авансом?

Заявление и справку или заключение от врача.

Для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска авансом сотрудница должна подать заявление, приложив к нему документ, подтверждающий беременность. Например, справку от врача. Такое указание есть в письме Роструда от 18 марта 2008 г. № 659-6-0.

Отпуск с последующим увольнением

Для того чтобы уйти в отпуск и потом уволиться, сотрудник должен написать заявление с просьбой уволить его и предоставить ему отпуск. Это следует из положений части 2 статьи 127 Трудового кодекса РФ.

Далее работодатель решает, давать отпуск с последующим увольнением или нет. Это его право, а не обязанность. Если в итоге сотруднику откажут, тогда придется выплатить ему компенсацию за неиспользованный отпуск в общем порядке (ст. 127 ТК РФ, письмо Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1025-6).

Если же будет принято решение предоставить отпуск с последующим увольнением, то на основании заявления сотрудника издайте соответствующий приказ.

Приказ можно составить по единой форме, разработанной самостоятельно. Или же можно воспользоваться унифицированными формами. Но тогда понадобится составлять два приказа: один на увольнение и другой на отпуск.

Дело в том, что унифицированной формы единого приказа о предоставлении отпуска с последующим увольнением в постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 нет. Но есть типовые бланки для предоставления отпуска сотруднику и для его увольнения. Поэтому в таком случае используйте формы № Т-6 (Т-6а) и № Т-8 (Т-8а).

Предоставив сотруднику отпуск с последующим увольнением, датой увольнения считайте последний день такого отдыха (ч. 2 ст. 127 ТК РФ).

Однако рассчитаться с сотрудником нужно до его ухода в отпуск. Ведь после отдыха сотрудник и работодатель уже не будут связаны обязательствами по трудовому договору. Аналогичным образом поступите с трудовой книжкой и другими документами, которые надо выдать сотруднику при увольнении. То есть передайте их ему перед уходом в отпуск – в последний день работы.

Кстати, сотрудник, который оформил заявление на отпуск с последующим увольнением по собственной инициативе, вправе отозвать свое заявление. Правда, сделать это он может до начала отпуска и при условии, что на его место еще не пригласили в порядке перевода другого сотрудника (ч. 4 ст. 127 ТК РФ).

Необходимый минимум документов

Чтобы правильно оформить ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника, понадобится три документа:

• график отпусков;

• приказ о предоставлении отпуска;

• записка-расчет на отпускные.

Вы вправе по собственному выбору использовать унифицированные формы документов или же самостоятельно разработанные. Во втором случае важно, чтобы в таких документах были предусмотрены все необходимые реквизиты. Какую бы форму вы ни использовали – типовую или самостоятельно разработанную, руководитель должен ее утвердить в приказе.

Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункта 4 ПБУ 1/2008 и подтвержден письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Если же решите использовать типовые формы, вот их перечень:

• форма № Т-7 – график отпусков;

• форма № Т-6 – приказ о предоставлении отпуска одному сотруднику;

• форма № Т-6а – приказ о предоставлении отпуска нескольким сотрудникам;

• форма № Т-60 – записка-расчет на отпускные.

Все эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Помимо перечисленных документов, могут понадобиться и другие. Например, извещение или уведомление об отпуске для сотрудника, его заявление, а при определенных обстоятельствах нужна и справка от врача о состоянии здоровья будущего отпускника. Подробнее обо всем этом читайте в следующих разделах рекомендации.

График отпусков

График отпусков оформляют сотрудники отдела кадров. Если отдела кадров нет, то график может составить тот сотрудник, на которого возложены обязанности вести кадровый учет. Составляют этот документ на каждый календарный год. Причем подготовить его нужно за две недели до наступления этого периода. То есть, к примеру, график отпусков на 2016 год должен быть датирован не позже 17 декабря 2015 года.

Cоставляя график, учтите специфику деятельности и пожелания сотрудников. Если они состоят в профсоюзе, то при составлении графика нужно учесть позицию и этого объединения.

Об этом сказано в статье 123 Трудового кодекса РФ.

График отпусков составляют по той форме, которая утверждена руководителем приказом к учетной политике. См. пример заполнения графика по унифицированной форме.

Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы. А при ее отсутствии любой другой уполномоченный сотрудник, например, главный бухгалтер. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации. С этого момента документ обязателен и для работодателя, и для его сотрудников. Поэтому их нужно ознакомить с графиком отпусков. Как это сделать, в законодательстве не сказано. Следовательно, порядок можно установить по своему усмотрению. Это следует из частей 1 и 2 статьи 123 Трудового кодекса РФ.

Совет: ознакомьте сотрудников с графиком отпусков под подпись. Так вы застрахуете себя от того, что сотрудник откажется уходить в отпуск в установленный для него срок.

Вы можете:

• попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;

• приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Бывает, что сотрудник не уходит в отпуск по графику. Давайте разберемся, что в таком случае грозит работодателю.

Есть перечень случаев, когда ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть перенесен (ст. 124 ТК РФ). Например, так нужно делать, если сотрудник болеет.

Или уход в отпуск негативно скажется на деятельности организации. Тогда с согласия сотрудника отпуск можно перенести.

Наконец, сам сотрудник может попросить о переносе отпуска, написав соответствующее заявление.

В остальных случаях, если препятствий для ухода в отпуск нет и сотрудник сам не попросил о переносе, надо предоставлять отпуск по графику. В противном случае права сотрудника будут нарушены. А это чревато административным штрафом (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Уведомление об отпуске

Формы и способы такого извещения определите самостоятельно. Это могут быть отдельные документы – извещения, уведомления, ознакомительные листы и ведомости, с которыми знакомятся сотрудники, проекты приказов (распоряжений) и т. п. Можно также дополнить график отпусков по форме № Т-7 графами 11 и 12. В одной сотрудник распишется в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой проставит число, когда его об этом уведомили. Такие же рекомендации приведены в письме Роструда от 30 июля 2014 г. № 1693-6-1.

Например, можно оформить уведомление в произвольном виде или заранее (за две недели до начала отпуска) составить приказ об отпуске и ознакомить с ним сотрудника. Требования законодательства о предварительном уведомлении сотрудника о дате начала отпуска в обоих случаях будут соблюдены.

Заявление на отпуск

Когда сотрудник берет очередной отпуск по графику, в котором указана точная дата начала отпуска, писать заявление на отпуск ему не обязательно.

Если сотрудник хочет уйти в отпуск вне графика или в нем не указана точная дата начала отпуска, то он должен написать заявление (в произвольной форме). Также заявление необходимо, если отпуск берет новый сотрудник, который был принят на работу после утверждения графика.

Совет: лучше просите всех сотрудников (в т. ч. и уходящих в отпуск по графику) написать заявление об уходе в отпуск.

Ситуация: можно ли не принимать у сотрудников заявления на отпуск, если его начало выпадает на период повышенной загруженности бухгалтерии?[1]

Загруженность бухгалтерии не может быть основанием для отказа в приеме заявлений на отпуск от сотрудников. Поэтому заявление нужно принять в любом случае.

Конечно, обычно очередность оплачиваемых отпусков определяют ежегодно согласно утвержденному графику. Именно в этом документе и должны быть определены конкретные даты начала отпуска каждого сотрудника.

Однако новый сотрудник, который не был учтен при составлении графика отпусков, или любой другой, который хочет перенести дату отпуска, может подать заявление. И отказать ему в этом праве нельзя. Более того, сотрудник может отправить свое заявление по почте на юридический адрес работодателя, и тогда оно автоматически будет считаться принятым независимо от того, было оно фактически получено или нет. И отпуск придется предоставить.

Другой вопрос, когда отпуск может неблагоприятно сказаться на ходе работы. В таком исключительном случае сотрудника могут не отпустить в отпуск в том периоде, когда он хочет. Однако это допускается только по согласованию с самим сотрудником. Кроме того, перенести отпуск работодатель может на срок, не превышающий 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он положен.

Все это следует из положений статей 122, 123 и 124 Трудового кодекса РФ и статьи 165.1 Гражданского кодекса РФ.

Внимание: работодатель не вправе отказывать в отпуске сотруднику в течение более двух лет подряд. За это предусмотрено административное наказание.

В частности, предусмотрены административные штрафы:

• для должностных лиц организации (руководителя) – от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);

• для предпринимателей – от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.);

• для организации – от 30 000 до 50 000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.).

Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Перенос отпуска

По инициативе сотрудника:

• если работодатель нарушил срок уведомления о начале отпуска или выплаты отпускных;

• при болезни сотрудника;

• в других случаях, когда это предусмотрено в трудовом законодательстве или локальных нормативных актах.

В данном случае основанием для переноса может быть заявление сотрудника, составленное в произвольной форме. На заявлении должна быть разрешительная запись, а также подписи руководителя структурного подразделения (отдела, цеха и т. п.) и руководителя организации.

По инициативе работодателя — в связи с производственной необходимостью. Основанием для переноса отпуска будет распоряжение руководителя. Сотрудника нужно не только ознакомить с таким решением, но и получить его согласие на перенос.

Такой порядок следует из совокупности положений статей 123 и 124 Трудового кодекса РФ.

Продление отпуска

Случаи продления ежегодного основного отпуска сотрудника перечислены в части 1 статьи 124 Трудового кодекса РФ. В частности, отпуск продлевается из-за болезни сотрудника.

О том, что возникли основания для продления отпуска, сотрудник обязан незамедлительно уведомить работодателя любым доступным ему способом (например, по телефону). Если такое уведомление есть, то срок отпуска автоматически продлевается на соответствующее количество дней (например, дней болезни). Это значит, что оформлять специальный приказ на продление отпуска работодателю не требуется. Такой порядок следует из положений пункта 18 Правил, утвержденных постановлением НКТ СССР от 30 апреля 1930 г. № 169.

Продление отпуска необходимо зафиксировать в табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 (№ Т-13) или по самостоятельно разработанной форме. Например, в случае продления отпуска из-за болезни дни, когда сотрудник фактически болел, отмечаются как «Б» или «19», а дни продления отпуска – «ОТ» или «9». Кроме того, соответствующие изменения о фактическом времени отпуска нужно зафиксировать в разделе VIII личной карточки сотрудника по форме № Т-2 или по самостоятельно разработанной форме.

А если человек вышел на работу сразу после окончания даты отпуска в приказе и хочет перенести неотгулянные дни на другое время? Например, он во время отпуска неделю болел и вышел на работу по графику. Тогда сотрудник пишет заявление о переносе, а в табеле и личной карточке продление отпуска не отмечайте.

Приказ на отпуск

Право сотрудника на отпуск подтверждает приказ о его предоставлении.

Если отдельные уведомления о начале отпуска у вас не предусмотрены, то приказ оформите не позднее чем за две недели до его начала и ознакомьте с ним сотрудника под подпись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Ситуация: сколько приказов по форме № Т-6 нужно оформить при уходе сотрудника в отпуск, если он работает в одной и той же организации основным сотрудником и внутренним совместителем?

Составьте два приказа по форме № Т-6 отдельно по каждому основанию – совместительство, основное место работы.

• должность отпускника;

• период, за который сотруднику предоставляют отпуск.

А при внутреннем совместительстве эти реквизиты могут быть разными.

В форме № Т-6 укажите тот рабочий год, за который сотруднику предоставляется отпуск.

Ежегодный оплачиваемый отпуск можно перенести на следующий год только по производственной необходимости: если предоставление отпуска неблагоприятно отразится на работе организации. При этом ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды можно предоставлять либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по взаимной договоренности сотрудника и администрации организации. Трудовое законодательство не содержит положений, предусматривающих использование отпусков за рабочие периоды в хронологической последовательности.

Все это следует из положений статей 122, 123 и 124 Трудового кодекса РФ. Аналогичные выводы следуют из писем Роструда от 14 июня 2012 г. № 854-6-1 и от 1 марта 2007 г. № 473-6-0.

Пример оформления отпуска, если сотрудник не использовал отпуск за год и берет его в следующем году

Экономист организации А.С. Кондратьев принят на работу 11 октября 2014 года.

За период с 11 октября 2014 года по 10 октября 2015 года (первый рабочий год) Кондратьев по производственной необходимости в отпуске не был. Отпуск за этот период он перенес на следующий год. В 2016 году Кондратьев имеет право на отпуск в размере:

• 28 календарных дней за период с 11 октября 2014 года по 10 октября 2015 года;

• 28 календарных дней за период с 11 октября 2015 года по 10 октября 2016 года.

Кондратьев был в отпуске:

• с 3 по 30 апреля 2016 года – 28 календарных дней;

• с 1 по 14 июля 2016 года – 14 календарных дней;

• с 5 по 18 ноября 2016 года – 14 календарных дней.

При заполнении формы № Т-6 бухгалтер указал периоды, за которые сотруднику предоставлен отпуск:

• с 3 по 30 апреля 2016 года – 28 календарных дней – за период с 11 октября 2014 года по 10 октября 2015 года;

• с 1 по 14 июля 2016 года – 14 календарных дней – за период с 11 октября 2015 года по 10 октября 2016 года;

• с 5 по 18 ноября 2016 года – 14 календарных дней – за период с 11 октября 2015 года по 10 октября 2016 года.

Ситуация: как в форме № Т-6 указать период работы, за который предоставляется отпуск? В течение года у сотрудника были периоды, исключаемые из стажа, дающего право на основной отпуск.

В форме № Т-6 укажите тот рабочий год, за который сотруднику предоставляется отпуск. При этом дата окончания рабочего года передвинется на то число календарных дней, которые были исключены из стажа при определении права на отпуск.

Такие разъяснения содержатся в письме Роструда от 14 июня 2012 г. № 854-6-1.

Из 22 календарных дней отпуска за свой счет только 14 дней в рабочем году включаются в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Оставшийся период продолжительностью 8 календарных дней (22 дн. – 14 дн.) из стажа работы, дающего право на отпуск, исключается.

В октябре 2016 года сотруднице предоставили основной ежегодный оплачиваемый отпуск.

При заполнении формы № Т-6 бухгалтер указал рабочий год, за который сотруднице предоставлен отпуск, – с 10 января 2016 года по 17 января 2017 года. То есть окончание рабочего года пришлось не на 9 января 2017 года, а передвинулось на восемь календарных дней.

Зайцева два раза была в декретном отпуске:

Вид отпуска	Период	Календарные дни отпуска
Отпуск по беременности и родам	11 апреля 2011 г. – 28 августа 2011 г.
Отпуск по уходу за первым ребенком	29 августа 2011 г. – 27 сентября 2012 г.
Отпуск по беременности и родам	28 сентября 2012 г. – 2 марта 2013 г.
Отпуск по уходу за вторым ребенком	3 марта 2013 г. – 2 декабря 2014 г.

3 декабря 2014 года она вышла на работу.

15 июня 2015 года Зайцева уходит в очередной отпуск на 18 календарных дней. Бухгалтер определил период, за который положен отпуск: с 18 июня 2010 года по 17 июня 2011 года. Время, когда Зайцева была в отпуске по беременности и родам, бухгалтер включил.

За этот период 10 календарных дней отпуска Зайцева не использовала.

Очередной рабочий год Зайцевой начинается 18 июня 2011 года. Если бы не отпуск по уходу за ребенком, он бы закончился 17 июня 2012 года. Но отпуск по уходу за ребенком не входит в отпускной стаж. Поэтому период, за который нужно предоставить отпуск, увеличивается на 396 календарных дней и длится до 18 июля 2013 года.

Следующий период, за который положен отпуск, начинается 19 июля 2013 года. Если бы не отпуск по уходу за вторым ребенком, он бы закончился 18 июля 2014 года. Но эту дату нужно сдвинуть на 640 календарных дней. Поэтому очередной рабочий год закончится 18 апреля 2016 года.

Ситуация: как в форме № Т-6 указать период работы, за который предоставляется отпуск? Сотруднику предоставлен основной отпуск авансом.

Укажите тот рабочий год, за который сотруднику предоставляется отпуск.

Ведь какого-то особого порядка для предоставления отпуска авансом не предусмотрено.

Право на основной оплачиваемый отпуск возникает у сотрудника ежегодно. Поэтому в форме № Т-6 указывайте тот рабочий год, за который сотруднику предоставляется отпуск. Этот год не всегда равен календарному. Например, рабочим годом может быть период с 12 марта 2014 года (дата приема на работу) по 11 марта 2015 года (дата окончания первого года работы).

Это следует из статьи 122 Трудового кодекса РФ и подтверждается в письме Роструда от 14 июня 2012 г. № 854-6-1.

Пример определения периода, за который предоставляется отпуск, для заполнения формы № Т-6

Экономист организации А.С. Кондратьев принят на работу 12 октября 2015 года. С 16 ноября 2015 года ему предоставили ежегодный основной отпуск продолжительностью 14 календарных дней. Отпуск предоставлен авансом (до того, как сотрудник отработал в организации шесть месяцев).

При заполнении формы № Т-6 бухгалтер указал период, за который сотруднику предоставлен отпуск, – с 12 октября 2015 года по 11 октября 2016 года. То, что отпуск предоставлен авансом, на определение периода, за который предоставляется отпуск, никак не повлияет.

Рабочий год сотрудницы увеличьте на количество дней отпуска по уходу за ребенком.

Это связано с тем, что оплачиваемый отпуск нужно предоставлять сотруднику ежегодно. А время отпуска по уходу за ребенком в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается. Поэтому в форме № Т-6 в таком случае нужно указать период, который состоит из расчетного года (за который сотрудник отпуск еще не брал) и отпуска по уходу за ребенком.

Это предусмотрено статьями 121 и 122 Трудового кодекса РФ.

Пример расчета рабочего периода. Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставлен после отпуска по уходу за ребенком

Кассир А.В. Дежнева принята на работу 20 декабря 2011 года. То есть первоначально ее рабочий год равен периоду с 20 декабря 2011 года по 19 декабря 2012 года. Однако до окончания указанного периода сотрудница ушла в отпуск по уходу за ребенком, который продлился 2 года 9 месяцев и 21 день.

Для расчета нового рабочего периода Дежневой необходимо к первоначальной дате окончания рабочего года прибавить продолжительность отпуска по уходу за ребенком:

19 декабря 2012 года + 2 года 9 месяцев и 21 день = 10 октября 2015 года.

Таким образом, удлиненный рабочий год сотрудницы равен периоду с 20 декабря 2011 года по 10 октября 2015 года. Значит, следующий ее рабочий год в общем случае будет с 11 октября 2015 года по 10 октября 2016 года, если в этом периоде не будет иных дней, которые не входят в стаж, дающий право на отпуск.

Ситуация: как в форме № Т-6 указать период работы, за который предоставляется отпуск? Сотрудник принят по срочному трудовому договору на срок менее года.

В форме № Т-6 укажите рабочий год.

По общему правилу ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется сотруднику за каждый его рабочий год (ст. 122, ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Из этого правила есть исключение – временные (до двух месяцев) и сезонные сотрудники (ст. 291, 295 ТК РФ). Тот факт, что сотрудник принят по срочному трудовому договору, никак не влияет на период, за который предоставляется отпуск. Кроме того, работодатель может продолжить трудовые отношения с сотрудником (ч. 1 ст. 79, ч. 4 ст. 58 ТК РФ).

Поэтому в приказе на отпуск следует указать рабочий год независимо от срока трудового договора с сотрудником. Например, если сотрудник принят на 10 месяцев с 3 февраля 2015 года по 2 декабря 2015 года, то в форме № Т-6 следует указать период с 3 февраля 2015 года по 2 февраля 2016 года.

Ситуация: как в форме № Т-6 указать период работы, если отпуск предоставляется сразу за несколько лет?

Если за предыдущие годы у сотрудника остались неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска или сотрудник вообще не использовал отпуск несколько лет и в текущем году решил ими воспользоваться, то приказ о предоставлении отпуска нужно заполнить в общем порядке. При этом в форме № Т-6 следует указать:

• период соответствующей продолжительности, если отпуск предоставляется за несколько лет, следующих подряд (например, с 3 сентября 2014 года по 2 сентября 2016 года);

• отдельно (через запятую) указать несколько периодов, если они идут непоследовательно (например, с 3 сентября 2013 года по 2 сентября 2014 года, с 3 сентября 2015 года по 2 сентября 2016 года).

В то же время в разделе А «Ежегодный основной оплачиваемый отпуск» приказа укажите общее число дней отпуска независимо от того, за сколько лет и за какие периоды эти дни предоставляются.

Пример оформления предоставления отпуска сотруднику за несколько лет сразу

Секретарь Е.В. Иванова работает в организации с 3 сентября 2013 года. Она не полностью использовала отпуск за предыдущий 2015 год. В текущем 2016 году она использует накопившиеся дни отпуска за 2015 год – 5 календарных дней и за 2016 год – 28 календарных дней. Общая продолжительность отпуска составляет 33 (5 + 28) календарных дня.

Заполняя форму № Т-6, бухгалтер указал следующие периоды работы:

• с 3 сентября 2014 года по 2 сентября 2015 года – 5 календарных дней;

• с 3 сентября 2015 года по 2 сентября 2016 года – 28 календарных дней.

Записка-расчет

Выплатить отпускные сотруднику нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Расчет отпускных, как и любой другой факт хозяйственной жизни, надо оформить первичным документом. Поэтому сумму отпускных отразите в записке-расчете (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).[2]

Записку-расчет составляют на основании приказа о предоставлении отпуска. Подписывают документ специалист кадровой службы и бухгалтер, который делал расчет.

Записку-расчет о предоставлении отпуска можно составить:

– по унифицированной форме № Т-60;

– по форме, самостоятельно разработанной организацией.

Пример оформления лицевой стороны записки-расчета

Отпуск перед декретом

Ситуация: какие документы сотрудница должна представить, если перед декретным отпуском ей предоставляется основной отпуск авансом?

Заявление и справку или заключение от врача.

Для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска авансом сотрудница должна подать заявление, приложив к нему документ, подтверждающий беременность. Например, справку от врача. Такое указание есть в письме Роструда от 18 марта 2008 г. № 659-6-0.

Отпуск с последующим увольнением

Для того чтобы уйти в отпуск и потом уволиться, сотрудник должен написать заявление с просьбой уволить его и предоставить ему отпуск. Это следует из положений части 2 статьи 127 Трудового кодекса РФ.

Далее работодатель решает, давать отпуск с последующим увольнением или нет. Это его право, а не обязанность. Если в итоге сотруднику откажут, тогда придется выплатить ему компенсацию за неиспользованный отпуск в общем порядке (ст. 127 ТК РФ, письмо Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1025-6).

Если же будет принято решение предоставить отпуск с последующим увольнением, то на основании заявления сотрудника издайте соответствующий приказ.

Приказ можно составить по единой форме, разработанной самостоятельно. Или же можно воспользоваться унифицированными формами. Но тогда понадобится составлять два приказа: один на увольнение и другой на отпуск.

Дело в том, что унифицированной формы единого приказа о предоставлении отпуска с последующим увольнением в постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 нет. Но есть типовые бланки для предоставления отпуска сотруднику и для его увольнения. Поэтому в таком случае используйте формы № Т-6 (Т-6а) и № Т-8 (Т-8а).

Предоставив сотруднику отпуск с последующим увольнением, датой увольнения считайте последний день такого отдыха (ч. 2 ст. 127 ТК РФ).

Однако рассчитаться с сотрудником нужно до его