График отпусков как правильно составить

Полное раскрытие темы с комментариями профессионалов в статье: "График отпусков как правильно составить". Если в процессе прочтения возникнут вопросы, вы можете задать их дежурному юристу.

График отпусков как правильно составить 63

Длительность нахождения сотрудника в отпуске, время его начала и выхода на работу документально закрепляется графиком отпусков, обязательным для выполнения как работником, так и работодателем. Эта норма касается не только крупных предприятий, где предварительное планирование отдыха сотрудников определяется, прежде всего, необходимостью рациональной организации рабочего процесса, но и небольших компаний без профсоюзного органа.

Отсутствие этого документа на предприятии может стать поводом для довольно солидного штрафа: от 30 до 50 тыс. руб., согласно статье 5.27 КоАП РФ.

Правила составления графика отпусков

График составляется кадровой службой предприятия либо лицом, выполняющим функции кадрового делопроизводства, с учетом пожеланий сотрудников. Особенно важно соблюсти требование добровольности при определении сроков очередного отпуска для категорий работников, имеющих право на его использование в любое удобное для них время.

График отпусков как правильно составить 196

К этим категориям относятся:
  • сотрудники, возраст которых не достиг 18 лет (ст.178 КЗоТ);
  • матери двух и более детей возрастом до 12 лет, независимо от наличия отца и его участия в воспитании детей, отцы, опекуны либо попечители, занимающиеся воспитанием 2 и больше детей до 12 лет без участия матери (ст.1721 КЗоТ);
  • мужья во время пребывания его жены в отпуске в связи с беременностью и родами (статья 123 ТК РФ);
  • почетные доноры России (Закон № 5142-I от 09.06.1993);
  • лица, пострадавшие в результате аварии на ЧАЭС или получившим суммарную дозу радиационного облучения свыше 25 сЗв (Закон №1244-I от 15.05.1991 и Закон № 2-ФЗ от 10.01.2002 соответственно);
  • ветераны труда и войны (в т. ч. инвалиды войны);
  • ветераны боевых действий, происходивших на территории других стран, (в т. ч. получившие инвалидность как следствие своего участия в боевых действиях);
  • лица, получившие почетное звание Героя войны или Труда как в СССР, так и в РФ, полные кавалеры орденов Славы и Трудовой Славы.

Для того, чтобы документально подтвердить согласие сотрудника с установленными ему сроками отпуска,

заполняется опросный лист, где отмечаются пожелания самого работника либо указывается предварительно запланированный период отсутствия, а также проставляется его личная подпись. В отдельных случаях составление этого документа может поводиться без участия работника, но тогда необходимо письменно его уведомить (не позднее, чем за 14 дней) и получить подпись о согласии с установленными сроками.

Это не означает, что сотрудник волен диктовать условия при выборе отпускного периода. Руководство предприятия имеет право устанавливать время отдыха для работников таким образом, чтобы обеспечивалось выполнение производственных задач. Так, ограничения относительно количества сотрудников, одновременно отсутствующих на работе, в графике отпусков должны быть учтены.

Обязанности по составлению графика на кадровую службу возлагаются отдельным приказом руководителя. По тому же приказу при отсутствии кадровиков их функцию может выполнить любой сотрудник, имеющий необходимую квалификацию и доступ к информации.

В сводной таблице по отпускам должны быть указаны все сотрудники из списочного состава организации на момент его утверждения. Таким образом, принятый на работу до приказа об утверждении графика человек должен быть внесен в него, даже если в период определения очередности ежегодного отдыха он в штате отсутствовал.

Сроки

График отпусков: сроки составления для всех работников по действующим нормам ТК РФ (ч.1 ст. 123) должны быть утверждены не позднее 16 декабря года предыдущего. Чем крупнее предприятие, тем раньше должен быть начат этот процесс.

Составлять предварительные таблицы по отпускам на крупных предприятиях начинают уже с конца сентября – начала октября. Небольшие организации с числом работников до 20-30 человек могут начать распределение дней отдыха за две-три недели до конечного срока утверждения.

Каковы особенности составления графика?

Порядок

График отпусков как правильно составить 169


Для начала необходимо издать приказ о составлении графика отпусков, его подготовке и возложить эту обязанность на конкретное лицо, отвечающее за кадровое делопроизводство. Следующим этапом проводится анализ количества дней неиспользованного за предыдущие годы отпуска, дополнительных дней отдыха и права на получение их в удобное для сотрудника время. Важно, чтобы в график были включены все дни отпуска за год, на который он составляется, включая неиспользованные дни за текущий и предыдущий годы.

Для выяснения пожеланий самих сотрудников можно воспользоваться опросным листом (листом согласования сроков). В случае возникновения спорных ситуаций (когда одновременно на отпуск претендуют несколько сотрудников, либо отсутствие члена трудового коллектива в период активной работы предприятия может угрожать снижением необходимого уровня производства) окончательные сроки могут быть установлены администрацией. В этом случае необходимо письменное извещение или согласие сотрудника.

Для документального закрепления графика отпусков может применяться форма № Т-7, утвержденная Постановлением ГКС РФ №26 от 06.04.2001, однако с 1 января 2013 года ее использование не обязательно. Важно, чтобы в сводной таблице-графике указывались такие реквизиты:

  • ФИО работника;
  • его должность, структурное подразделение (на крупных предприятиях графики могут быть сформированы по каждому подразделению);
  • количество дней отпуска в плановом году;
  • примерная длительность нахождения сотрудника в отпуске;
  • фактический период отдыха.

Плановая длительность отпуска может указываться как точными датами, так и месяцами. А все предусмотренное законодательством время для отдыха по желанию работника может быть разделено на несколько частей, но с учетом того, что одна из них должна составить не менее 14 дней.

Читайте так же:  Досрочный выход из отпуска

После составления проекта графика отпусков этот документ визируется начальником кадровой службы и руководителями соответствующих подразделений, после чего утверждается главой организации.

Нужен ли отдельный приказ?

График отпусков как правильно составить 81

Вопрос о том, следует ли по этому поводу издавать отдельный приказ, до сих пор однозначно не урегулирован. Гриф «Утверждаю» на документе иногда рассматривается в качестве самодостаточного подтверждения согласования с руководством.
Однако во избежание споров с проверяющими, хотя порядок составления графика отпусков будет соблюден и без этого, желательно такой приказ (в произвольной форме, «Об утверждении графика отпусков на хххх год») включить в документооборот.

В документ могут вноситься изменения, связанные с различными обстоятельствами. Это:

  • прием или увольнение сотрудников;
  • обращение самого работника с просьбой о переносе отпуска в связи с личными обстоятельствами (обычно на более поздний период);
  • возможность того, что отсутствие сотрудника негативно скажется на работе организации (производственная необходимость);
  • денежная компенсация нескольких неиспользованных дней по согласованию с сотрудником.

Любые изменения в графике вносятся на основании отдельного приказа руководителя. Вновь поступившие работники могут вноситься как в основной список (на основании приказа об изменениях в очередности предоставления отдыха), так и в дополнительный, который прилагается к основному.

О правилах составления также рассказывается в видео ниже.

Типичные ошибки

Составление графика отпусков: типичные ошибки таковы:

  • неправильный расчет длительности основного и дополнительных отпусков;
  • несогласование сроков отпуска для совместителя с основным местом работы;
  • когда не учитывается право работника на отпуск в удобное для него время (льготные категории) либо отсутствуют документы, подтверждающие право на эту льготу;
  • отсутствие согласия работника со сроками, указанными в графике, в письменном виде.

Как правило, при самостоятельном обнаружении ошибки ее возможно исправить по согласованию с администрацией предприятия.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
 
+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

Как отдыхать правильно

  • 188

Ежегодно сотрудниками отдела кадров производится составление графика отпусков на следующий год. В статье мы рассмотрим правила составления графика отпусков 2017 года, расскажем, каковы новые требования законодательства и существуют ли типичные ошибки и заблуждения, которые трудовая инспекция может счесть за нарушения.

Вкратце, согласно Трудовому кодексу, составить график отпусков на следующий год необходимо за две недели до окончания текущего года. Затем нужно утвердить сводный график. Для этого составляется приказ о введении графика отпусков. Здесь вы можете скачать пример приказа. Подробнее далее.

Как создаются графики отпусков

Здесь приведена пошаговая инструкция, как правильно оформить документы и соблюсти установленный законом порядок в части предоставления сотрудникам отпусков.

  1. В каждой компании должен быть приказ о подготовке ежегодного графика отпусков, утвержденный руководителем организации. Данный документ регламентирует, какие отделы и уполномоченные сотрудники участвуют в разработке графика, а также сроки подготовки всех документов.
  2. Составить сам график. Для этого разработана унифицированная форма Т-7 (скачать бесплатно образец). Согласно ТК РФ, ее применение рекомендовано, но не является обязательным. Можно использовать рабочий вариант в свободной форме, разработанный и утвержденный на конкретном предприятии.
  3. Заполнить документ (скачать образец заполнения можно здесь). Как правило, сначала руководители каждого отдела составляют предварительный вариант с учетом пожеланий всех сотрудников и спецификой отдела.
  4. Подписать и утвердить документ у начальника отдела кадров и руководителя предприятия.
  5. Ознакомить сотрудников с датами отдыха по месяцам под подпись.
Действующее Положение о предоставлении отпусков утверждает, что у работодателя есть обязанность предупредить сотрудника не менее чем за 2 недели до начала о его запланированном отдыхе.

В уже утвержденный график можно вносить изменения, для этого сотрудник должен написать заявление о переносе дат. После этого изменения утверждаются снова уполномоченными лицами (скачать бланк заявления можно здесь). Данный документ принципиально должен содержать первичные даты отпуска, новые даты и причину переноса отпуска.

Нюансы, которые важно знать

Чтобы в работе не возникло проблем, следует учитывать основные ошибки, которые допускают уполномоченные сотрудники:

  • Нарушение сроков.
  • Отсутствие документа, утверждающего составленный график, или подписей уполномоченных сотрудников.
  • Неверно рассчитаны даты отпуска сотрудников, не отработавших полгода.
  • В график внесены сотрудники, с которыми заключен трудовой договор на срок 6 месяцев и менее, без дополнительного локального акта, подписанного руководителем.
  • Не использованные за прошедший год дни отпуска присоединены к следующему очередному отдыху без согласия на то сотрудника.
  • Указаны только фактические даты отпуска, но не указаны запланированные, или наоборот.
  • Заполнены не все графы.
  • Внесены отпуска, кроме очередных (например, отпуск по уходу за ребенком или учебный).
  • Неправильное деление отпуска на части (один из отпусков в году должен быть не менее 14 дней подряд).
  • Начало отдыха совпадает с последним рабочим днем недели.
  • Сотруднику боле двух лет не предоставлялся очередной отпуск.
  • Отдыхают одновременно руководитель и его заместитель.
  • В случае болезни на отдыхе (подтвержденной больничным листом) отпуск должен быть продлен на время болезни.
  • Если на время отпуска приходятся праздничные дни, он автоматически может быть продлен на соответствующее количество дней, при этом соответствующие даты начала и конца отпуска должны быть отражены в заявлении.
  • Сотрудник, устроенный в текущем году, может брать за этот год только один отпуск.
Читайте так же:  Счет на аванс

Составление графика отпусков является обязательным для организаций с любым количеством сотрудников, и за его отсутствие трудовая инспекция может наложить штраф как на юридические, так и на должностные лица, а также приостановить деятельность компании сроком до 90 дней.

График отпусков как правильно составить 171

Оглавление:

  1. Форма графика
  2. Как составить график
  3. Нужно ли ознакомить работников с графиком отпусков
  4. Закрепление графика отпусков в нормативных актах организации
  5. Чем грозит отсутствие графика или оформление его ненадлежащим образом
  6. Важны ли пожелания работника при составлении документа
  7. Перенос времени отдыха

График отпусков – это документ, согласно которому работающим гражданам предоставляется ежегодный отпуск. В ч. 2 ст. 123 Трудового Кодекса РФ говорится, что он обязателен к исполнению. График нужно утвердить не позднее, чем за 14 дней до начала нового календарного года (ст. 123 Трудового Кодекса РФ). Организация обязана предоставить работнику отпуск, а работник должен «отгулять» его именно в период, указанный в документе. За несвоевременное составление графика предприятию грозят штрафные санкции и административная ответственность.

Форма графика

Типовая форма документа утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», там же даются разъяснения по ее заполнению. 

Образец заполнения графика отпусков можно посмотреть  здесь.

[1]

График состоит из реквизитной и табличной части. В реквизитной указывается наименование предприятия, код ОКПО, номер документа, дата составления и календарный год, на который он готовится.

Основанием для составления документа могут служить как личные заявления работающих, так и распоряжение руководителя, учитывающее пожелания сотрудников. На протяжении календарного года в акт могут вноситься изменения путем издания приказа или утверждения приложения.

Данные в табличной части могут группироваться по алфавиту, согласно подчиненности или по очередности предоставления отпусков.

Заполняя графу «Количество календарных дней», следует указывать общее количество дней ежегодного отпуска, включая дополнительные дни. Также по соглашению сторон отдых может быть разделен на части, каждая из которых не должна быть не менее 14 дней.

Как составить график

На предприятии с большой численностью удобнее будет составлять акт на каждое структурное подразделение отдельно, объединив его потом в общий сводный документ. В организации с маленькой численностью можно обойтись одним документом.

Следует узнать, когда сотрудникам удобнее будет уйти отдыхать. Законодательство РФ выделяет группу лиц, отпуск которым работодатель обязан предоставить по их желанию, независимо от рабочего стажа в компании:

  • несовершеннолетним лицам (ст.267 ТК РФ);
  • женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него (ст.260 ТК РФ);
  • сотруднику, жена которого находится в отпуске по беременности и родам (ст.123 ТК РФ);
  • совместителю, уходящему отдыхать по основному месту работы (ст.286 ТК РФ);
  • супругам военнослужащих – по желанию в одно время с отпуском военнослужащих (ст.11 ФЗ от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
  • лицам, пострадавшим от чернобыльской катастрофы (ст.14, 15, 17 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1) и др.

График отпусков как правильно составить 90

Предоставление отпусков остальным работникам производится на основании ст. 121 Трудового Кодекса РФ. Свое право на первый ежегодный отпуск сотрудник может реализовать, отработав 6 месяцев в организации.

Унифицированная форма графика отпусков Т-7 содержит 10 граф.

Перед утверждением акта нужно заполнить графы 1-6.

Графа 4 «Табельный номер» заполняется, если работникам присваиваются табельные номера.

Наименование подразделений и должностей граждан, работающих в организации, в документе должны соответствовать утвержденному штатному расписанию.

Графы 7-10 следует заполнять после использования отпуска сотрудником. Важно знать, что фактическая дата отпуска вносится после его окончания. Основанием для ухода сотрудника является приказ о предоставлении отпуска.

Графы 8 и 9 заполняются, если дата отдыха переносится. Данные в них вносятся на основании заявления сотрудника и изданного приказа о переносе. Статьей 123 Трудового Кодекса РФ определена возможность переноса ежегодного отпуска. Например, при уведомлении работника о его начале позже установленного законом срока, нарушении сроков выплаты отпускных, а также при серьезных потерях, грозящих компании в результате отсутствия работника.

Графа «Примечание» заполняется, если отпуск работнику не предоставлялся, был продлен, либо работник был отозван, для указания оснований предоставления отпуска, превышающего 28 дней, а также в других случаях.
Видео (кликните для воспроизведения).

На основании соответствующих документов работодатель может вносить в форму Т-7 дополнительные реквизиты и графы. К примеру, может добавляться графа ознакомления сотрудника с актом. Но даже при отсутствии такого дополнения работодатель обязан известить сотрудника о предстоящем отпуске за 14 календарных дней до его начала. Так, график отпусков на 2014 годдолжен быть утвержден не позднее 17 декабря 2014 года.

После утверждения документа он становится обязательным для исполнения обеими сторонами трудовых отношений.

Нужно ли ознакомить работников с графиком отпусков

Согласно Трудовому Кодексу РФ, работодатель не обязан знакомить работников с данным документом. Главное – известить сотрудника о начале отдыха с помощью уведомления, на котором нужна его подпись (ст. 123 ТК РФ). Следовательно, работник узнает о дате своего отпуска не из графика, а из специального извещения, составленного и утвержденного работодателем.

Читайте так же:  Что делать при утере ИНН физического лица?

Что должно учитываться при составлении графика отпусков?

  • требования трудового законодательства, касающиеся определенных категорий работающих граждан, обязывающие предоставлять отдых в удобное для них время;
  • пожелания самих работников;
  • мнение выборного профсоюзного органа;
  • важность обеспечения исправной работы предприятия.

Закрепление графика отпусков в нормативных актах организации

Для предотвращения споров, касающихся реализации права на отдых, график можно закрепить локальными нормативными актами. С этой целью в коллективном трудовом договоре или правилах внутреннего трудового распорядка указываются все стадии составления документа – от заполнения «опросного листа» до уведомления сотрудника о начале ежегодного отпуска.

График отпусков как правильно составить 14

Чем грозит отсутствие графика или оформление его ненадлежащим образом

Неправильно оформленный акт создает проблемы при начислении отпускных, нарушает производственный процесс, затрудняет поиск замены уходящему сотруднику.

Нарушение сроков утверждения документа, а также его отсутствие влечет за собой применение штрафных санкций, так как является административным правонарушением (ст. 5.27 КоАП РФ). На должностное лицо может налагаться штраф в размере от 1 000 до 5 000 рублей, на юридическое лицо – штраф от 30 000 до 50 000 рублей или приостановление деятельности сроком до 90 дней, на предпринимателей без образования юридического лица – штраф от 1 000 до 5 000 рублей или приостановление деятельности сроком до 90 дней.

Распространенные ошибки, допускаемые в графике отпусков:

  • нарушение сроков составления документа;
  • непредставление категориям работников, определенным законодательством, права на отдых в подходящее для них время;
  • отсутствие в графике совместителей при их фактическом наличии в организации;
  • игнорирование пожеланий сотрудников относительно даты отпуска;
  • нарушение сроков предоставления отпусков, указанных в документе;
  • отсутствие в акте изменений, связанных с приемом новых работников.

Важны ли пожелания работника при составлении документа

Чтобы избежать трудовых споров, целесообразным будет составление опросного листа. В нем можно указать фамилию и инициалы каждого работающего, должность, дату начала и окончания отпускного периода (или его частей), подпись работника и дату заполнения.

Если все же случилось так, что даты отпуска в графике и в опросном листе различаются, можно получить от сотрудника письменное подтверждение его согласия с указанным отпускным периодом.

Перенос времени отдыха

Работодатель не имеет права отказать сотруднику в предоставлении ежегодного отпуска. В исключительных случаях он может быть перенесен на другое удобное для работника время, но только с его согласия. Но при любых обстоятельствах сотрудник должен реализовать право на отдых не позднее, чем через 12 месяцев после окончания рабочего года, за который отпуск должен предоставляться. Если он соглашается на перенос времени отпуска – работодателем оформляется соответствующий приказ. При отказе от переноса работник идет отдыхать в период, указанный в графике.

Если инициатива о переносе отпускного периода исходит от работника, ему необходимо написать заявление с указанием причин, повлекших изменение даты. В этом случае на перенос времени отпуска требуется согласие работодателя.

В соответствии со ст. 124 Трудового Кодекса РФ, отпускной период переносится или продлевается в случае болезни сотрудника, подтвержденной листком временной нетрудоспособности, выполнения работником во время отдыха государственных обязанностей (если эти обязанности согласно законодательству предусматривают освобождение от работы), а также в других случаях, установленных законом.

График отпусков как правильно составить 171

Оглавление:

  1. Форма графика
  2. Как составить график
  3. Нужно ли ознакомить работников с графиком отпусков
  4. Закрепление графика отпусков в нормативных актах организации
  5. Чем грозит отсутствие графика или оформление его ненадлежащим образом
  6. Важны ли пожелания работника при составлении документа
  7. Перенос времени отдыха

График отпусков – это документ, согласно которому работающим гражданам предоставляется ежегодный отпуск. В ч. 2 ст. 123 Трудового Кодекса РФ говорится, что он обязателен к исполнению. График нужно утвердить не позднее, чем за 14 дней до начала нового календарного года (ст. 123 Трудового Кодекса РФ). Организация обязана предоставить работнику отпуск, а работник должен «отгулять» его именно в период, указанный в документе. За несвоевременное составление графика предприятию грозят штрафные санкции и административная ответственность.

Форма графика

Типовая форма документа утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», там же даются разъяснения по ее заполнению. 

Образец заполнения графика отпусков можно посмотреть  здесь.

[1]

График состоит из реквизитной и табличной части. В реквизитной указывается наименование предприятия, код ОКПО, номер документа, дата составления и календарный год, на который он готовится.

Основанием для составления документа могут служить как личные заявления работающих, так и распоряжение руководителя, учитывающее пожелания сотрудников. На протяжении календарного года в акт могут вноситься изменения путем издания приказа или утверждения приложения.

Данные в табличной части могут группироваться по алфавиту, согласно подчиненности или по очередности предоставления отпусков.

Заполняя графу «Количество календарных дней», следует указывать общее количество дней ежегодного отпуска, включая дополнительные дни. Также по соглашению сторон отдых может быть разделен на части, каждая из которых не должна быть не менее 14 дней.

Как составить график

На предприятии с большой численностью удобнее будет составлять акт на каждое структурное подразделение отдельно, объединив его потом в общий сводный документ. В организации с маленькой численностью можно обойтись одним документом.

Читайте так же:  Мотивация отдела продаж

Следует узнать, когда сотрудникам удобнее будет уйти отдыхать. Законодательство РФ выделяет группу лиц, отпуск которым работодатель обязан предоставить по их желанию, независимо от рабочего стажа в компании:

  • несовершеннолетним лицам (ст.267 ТК РФ);
  • женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него (ст.260 ТК РФ);
  • сотруднику, жена которого находится в отпуске по беременности и родам (ст.123 ТК РФ);
  • совместителю, уходящему отдыхать по основному месту работы (ст.286 ТК РФ);
  • супругам военнослужащих – по желанию в одно время с отпуском военнослужащих (ст.11 ФЗ от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
  • лицам, пострадавшим от чернобыльской катастрофы (ст.14, 15, 17 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1) и др.

График отпусков как правильно составить 90

Предоставление отпусков остальным работникам производится на основании ст. 121 Трудового Кодекса РФ. Свое право на первый ежегодный отпуск сотрудник может реализовать, отработав 6 месяцев в организации.

Унифицированная форма графика отпусков Т-7 содержит 10 граф.

Перед утверждением акта нужно заполнить графы 1-6.

Графа 4 «Табельный номер» заполняется, если работникам присваиваются табельные номера.

Наименование подразделений и должностей граждан, работающих в организации, в документе должны соответствовать утвержденному штатному расписанию.

Графы 7-10 следует заполнять после использования отпуска сотрудником. Важно знать, что фактическая дата отпуска вносится после его окончания. Основанием для ухода сотрудника является приказ о предоставлении отпуска.

Графы 8 и 9 заполняются, если дата отдыха переносится. Данные в них вносятся на основании заявления сотрудника и изданного приказа о переносе. Статьей 123 Трудового Кодекса РФ определена возможность переноса ежегодного отпуска. Например, при уведомлении работника о его начале позже установленного законом срока, нарушении сроков выплаты отпускных, а также при серьезных потерях, грозящих компании в результате отсутствия работника.

Графа «Примечание» заполняется, если отпуск работнику не предоставлялся, был продлен, либо работник был отозван, для указания оснований предоставления отпуска, превышающего 28 дней, а также в других случаях.

На основании соответствующих документов работодатель может вносить в форму Т-7 дополнительные реквизиты и графы. К примеру, может добавляться графа ознакомления сотрудника с актом. Но даже при отсутствии такого дополнения работодатель обязан известить сотрудника о предстоящем отпуске за 14 календарных дней до его начала. Так, график отпусков на 2014 годдолжен быть утвержден не позднее 17 декабря 2014 года.

После утверждения документа он становится обязательным для исполнения обеими сторонами трудовых отношений.

Нужно ли ознакомить работников с графиком отпусков

Согласно Трудовому Кодексу РФ, работодатель не обязан знакомить работников с данным документом. Главное – известить сотрудника о начале отдыха с помощью уведомления, на котором нужна его подпись (ст. 123 ТК РФ). Следовательно, работник узнает о дате своего отпуска не из графика, а из специального извещения, составленного и утвержденного работодателем.

Что должно учитываться при составлении графика отпусков?

  • требования трудового законодательства, касающиеся определенных категорий работающих граждан, обязывающие предоставлять отдых в удобное для них время;
  • пожелания самих работников;
  • мнение выборного профсоюзного органа;
  • важность обеспечения исправной работы предприятия.

Закрепление графика отпусков в нормативных актах организации

Для предотвращения споров, касающихся реализации права на отдых, график можно закрепить локальными нормативными актами. С этой целью в коллективном трудовом договоре или правилах внутреннего трудового распорядка указываются все стадии составления документа – от заполнения «опросного листа» до уведомления сотрудника о начале ежегодного отпуска.

График отпусков как правильно составить 14

Чем грозит отсутствие графика или оформление его ненадлежащим образом

Неправильно оформленный акт создает проблемы при начислении отпускных, нарушает производственный процесс, затрудняет поиск замены уходящему сотруднику.

Нарушение сроков утверждения документа, а также его отсутствие влечет за собой применение штрафных санкций, так как является административным правонарушением (ст. 5.27 КоАП РФ). На должностное лицо может налагаться штраф в размере от 1 000 до 5 000 рублей, на юридическое лицо – штраф от 30 000 до 50 000 рублей или приостановление деятельности сроком до 90 дней, на предпринимателей без образования юридического лица – штраф от 1 000 до 5 000 рублей или приостановление деятельности сроком до 90 дней.

Распространенные ошибки, допускаемые в графике отпусков:

  • нарушение сроков составления документа;
  • непредставление категориям работников, определенным законодательством, права на отдых в подходящее для них время;
  • отсутствие в графике совместителей при их фактическом наличии в организации;
  • игнорирование пожеланий сотрудников относительно даты отпуска;
  • нарушение сроков предоставления отпусков, указанных в документе;
  • отсутствие в акте изменений, связанных с приемом новых работников.

Важны ли пожелания работника при составлении документа

Чтобы избежать трудовых споров, целесообразным будет составление опросного листа. В нем можно указать фамилию и инициалы каждого работающего, должность, дату начала и окончания отпускного периода (или его частей), подпись работника и дату заполнения.

Если все же случилось так, что даты отпуска в графике и в опросном листе различаются, можно получить от сотрудника письменное подтверждение его согласия с указанным отпускным периодом.

Перенос времени отдыха

Работодатель не имеет права отказать сотруднику в предоставлении ежегодного отпуска. В исключительных случаях он может быть перенесен на другое удобное для работника время, но только с его согласия. Но при любых обстоятельствах сотрудник должен реализовать право на отдых не позднее, чем через 12 месяцев после окончания рабочего года, за который отпуск должен предоставляться. Если он соглашается на перенос времени отпуска – работодателем оформляется соответствующий приказ. При отказе от переноса работник идет отдыхать в период, указанный в графике.

Если инициатива о переносе отпускного периода исходит от работника, ему необходимо написать заявление с указанием причин, повлекших изменение даты. В этом случае на перенос времени отпуска требуется согласие работодателя.

В соответствии со ст. 124 Трудового Кодекса РФ, отпускной период переносится или продлевается в случае болезни сотрудника, подтвержденной листком временной нетрудоспособности, выполнения работником во время отдыха государственных обязанностей (если эти обязанности согласно законодательству предусматривают освобождение от работы), а также в других случаях, установленных законом.

Читайте так же:  Журнал регистрации командировочных удостоверений образец

Как отдыхать правильно

  • 188

Ежегодно сотрудниками отдела кадров производится составление графика отпусков на следующий год. В статье мы рассмотрим правила составления графика отпусков 2017 года, расскажем, каковы новые требования законодательства и существуют ли типичные ошибки и заблуждения, которые трудовая инспекция может счесть за нарушения.

Вкратце, согласно Трудовому кодексу, составить график отпусков на следующий год необходимо за две недели до окончания текущего года. Затем нужно утвердить сводный график. Для этого составляется приказ о введении графика отпусков. Здесь вы можете скачать пример приказа. Подробнее далее.

Как создаются графики отпусков

Здесь приведена пошаговая инструкция, как правильно оформить документы и соблюсти установленный законом порядок в части предоставления сотрудникам отпусков.

  1. В каждой компании должен быть приказ о подготовке ежегодного графика отпусков, утвержденный руководителем организации. Данный документ регламентирует, какие отделы и уполномоченные сотрудники участвуют в разработке графика, а также сроки подготовки всех документов.
  2. Составить сам график. Для этого разработана унифицированная форма Т-7 (скачать бесплатно образец). Согласно ТК РФ, ее применение рекомендовано, но не является обязательным. Можно использовать рабочий вариант в свободной форме, разработанный и утвержденный на конкретном предприятии.
  3. Заполнить документ (скачать образец заполнения можно здесь). Как правило, сначала руководители каждого отдела составляют предварительный вариант с учетом пожеланий всех сотрудников и спецификой отдела.
  4. Подписать и утвердить документ у начальника отдела кадров и руководителя предприятия.
  5. Ознакомить сотрудников с датами отдыха по месяцам под подпись.
Действующее Положение о предоставлении отпусков утверждает, что у работодателя есть обязанность предупредить сотрудника не менее чем за 2 недели до начала о его запланированном отдыхе.

В уже утвержденный график можно вносить изменения, для этого сотрудник должен написать заявление о переносе дат. После этого изменения утверждаются снова уполномоченными лицами (скачать бланк заявления можно здесь). Данный документ принципиально должен содержать первичные даты отпуска, новые даты и причину переноса отпуска.

Нюансы, которые важно знать

Чтобы в работе не возникло проблем, следует учитывать основные ошибки, которые допускают уполномоченные сотрудники:

  • Нарушение сроков.
  • Отсутствие документа, утверждающего составленный график, или подписей уполномоченных сотрудников.
  • Неверно рассчитаны даты отпуска сотрудников, не отработавших полгода.
  • В график внесены сотрудники, с которыми заключен трудовой договор на срок 6 месяцев и менее, без дополнительного локального акта, подписанного руководителем.
  • Не использованные за прошедший год дни отпуска присоединены к следующему очередному отдыху без согласия на то сотрудника.
  • Указаны только фактические даты отпуска, но не указаны запланированные, или наоборот.
  • Заполнены не все графы.
  • Внесены отпуска, кроме очередных (например, отпуск по уходу за ребенком или учебный).
  • Неправильное деление отпуска на части (один из отпусков в году должен быть не менее 14 дней подряд).
  • Начало отдыха совпадает с последним рабочим днем недели.
  • Сотруднику боле двух лет не предоставлялся очередной отпуск.
  • Отдыхают одновременно руководитель и его заместитель.
  • В случае болезни на отдыхе (подтвержденной больничным листом) отпуск должен быть продлен на время болезни.
  • Если на время отпуска приходятся праздничные дни, он автоматически может быть продлен на соответствующее количество дней, при этом соответствующие даты начала и конца отпуска должны быть отражены в заявлении.
  • Сотрудник, устроенный в текущем году, может брать за этот год только один отпуск.

Составление графика отпусков является обязательным для организаций с любым количеством сотрудников, и за его отсутствие трудовая инспекция может наложить штраф как на юридические, так и на должностные лица, а также приостановить деятельность компании сроком до 90 дней.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источники:

  1. CD-ROM. Теория государства и права. Учебник для вузов. — Москва: Высшая школа, 2014. — 991 c.
График отпусков как правильно составить
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here